Slack内のタスク管理で生産性UP！チームの負担を減らす運用方法を解説

「Slackで指示を出したけど忘れられてる…。」
「タスク管理ツールにタスクを入力するのが面倒！」 
「進捗確認のためにスレッドをさかのぼるのがしんどい…。」

Slackは情報が流れやすいフロー型のツールなので、こうした悩みが尽きないですよね。
この記事では、Slackの標準機能で抜け漏れをなくす方法・チーム全員が迷わず動ける運用ルールを解説します。
「もっと楽に、自動でタスク管理をしたい」という方には、全自動タスク管理アプリ「サポットさん」がオススメです。

Slackだけでタスクを一元管理するメリット

複数のツールが混在すると管理ルールが複雑になり、時間もエネルギーも浪費してしまいます。
Slackに情報を一元化することで、どのようにチームがスムーズに動けるようになるかを見ていきましょう。

いろんなツールでタスク管理をしなくてよくなる

Slack外のツールを使わずにタスク管理ができれば、チームの作業スピードは格段にアップします。
多くのチームでタスク管理が続かない原因は、Slackのチャットで話した内容を別のツールへ書き写す手間があるからです。
Excelやスプレッドシートでタスク管理をしている方も多いですが、その方たちを対象にしたアンケートで下記のような結果も出ています。

Excelやスプレッドシートでタスク管理を行っている401人にタスク管理について改善余地があるか質問したところ、62.3%が「改善余地がある」と考えていることがわかりました。

引用元：Backlog「タスク管理は今のままでいい？調査結果から読み解く「タスク管理の現状と課題」とは」

改善は大事ですが、可能な限り一元管理されたタスク管理を心がけた方が、チームの負担も軽くなり効率もアップするでしょう。

進捗確認のミーティングを削減できる

Slack上で誰がどこまで進めているかが見えれば、進捗を報告する会議は必要なくなります。

• タスクの完了

• プロジェクトの進捗

• 現時点での困りごと

これらの最新ステータスが正しく更新されていれば、わざわざ一人ひとりに確認する手間がなくなるからです。
管理のために使っていた時間を、クリエイティブな業務へと回せるメリットがあります。

チームのタスク管理を向上させるSlackの標準機能3つ

言った言わないのトラブルや、大事なタスクがチャットの流れに消えてしまうことはありませんか？
まずは、チームのうっかりミスをなくし、誰が何をしているかをパッと見て理解するための標準機能をチェックしていきましょう。

①リマインダー：記憶による抜け漏れを減らす

リマインダー機能を使い、記憶に頼らないタスク管理を心がけましょう。
一日に何度も連絡が来るSlackのチャット環境では、大事な用件もすぐ忘れてしまいます。
だからこそ、Slack自体に覚えさせておく工夫が必要です。

• タスクがきたけど、今は他の業務で手いっぱい →「後で通知する」機能でリマインドが届くようにする

• 日々繰り返す業務がある →「/remind」コマンドで、繰り返し通知が届くようにする

こうした再通知を設定しておくと、仕事の抜け漏れは一気に減ります。

自分で覚えておかなくても大丈夫という安心感が生まれ、ミスのないチーム運営につながります。
Slackのリマインダー機能について詳しく知りたい方は、こちらの記事をお読みください。

②Slackリスト：プロジェクトの進捗を一覧化

「リスト」機能を使い、バラバラになりがちなチームでの仕事の進捗を、Slackで一元管理しましょう。
Slackと別のアプリでタスク管理をすると、画面を切り替えるたび集中力が途切れてしまい、管理も大変になるからです。
Slackの中で管理を完結できるようにしましょう。

①サイドメニューから「ファイル」→「リスト」を選び、「+New」をクリックすると出てくる「テンプレートから開始する」を選択します。

②テンプレートから使いたいリストを選びましょう。

コミュニケーションと管理をひとつにまとめることが、チームでのタスク管理のカギです。

③Canvas：チャンネルのヘッダーに掲示板を設置

「Canvas」という機能を使い、チームが忘れてはいけない情報を固定表示しておく掲示板を作りましょう。
Slackではメッセージが投稿されるたび、どんどん情報が流れていってしまいます。
ですので常に目に入る場所に、掲示板のようなスペースを用意しておくと便利です。

①Canvasを固定したいチャンネル・DMを選び、上部にある「canvasを追加する」をクリックします。

②Canvasのテンプレートが表示されるので、任意のものを選びましょう。
　自分で新しいテンプレートを作成することも可能です。

③チャンネルやDMにcanvasが固定されました。

情報の固定場所を設ければ、チーム全員がすぐ情報にアクセスできるようになります。

Slackでのタスク管理でリーダーが守るべき運用ルール

便利なSlack機能も、使い方のルールが決まっていないと効果が発揮されません。
ここで紹介する運用ルールを意識して行い、スムーズなチーム運営を目指しましょう。

タスクが生じるチャンネルと管理するチャンネルを分ける

Slackのチャンネルは、以下の用途で分けるようにしましょう。

• 普段の雑談・連絡・相談をする場所

• タスクを登録したり進捗を報告したりする場所

すべてのやり取りが混ざってしまうと情報が多すぎて、どこを見れば状況がわかるのかが難しくなるからです。
たとえば「#proj-task-log」のように、タスクの記録だけを集める専用チャンネルを決め、決定事項だけが集まるよう設定します。
こうすれば、いろんなスレッドを見回らなくてもすぐ状況を把握できるでしょう。

スタンプで進捗をメンバーに共有する

特定の絵文字スタンプだけで意思や進捗を伝える文化を、チームで作り上げていきましょう。
大事なやりとりは確かに文字で行うべきです。
ですが、文字が増えすぎると重要な情報が埋もれてしまい、確認作業がチームの負担になってしまうかもしれません。

以下のようなルールを決めておくと便利です。

入力の手間を減らせば、面倒になって返信ルールが守られなくなるのも防げます。

1つのタスクは1つのスレッドでやり取りする

1つの仕事に関するやり取りは、1つのスレッド内だけで完結させましょう。
会話が飛び散らかってしまうと、経緯が追いづらくなるからです。
話題がスレッドの外へ逸れそうになったら、
「この話はスレッドで続けましょう！」と誘導し、情報を整理するクセをつけましょう。
スレッド内で進捗を振り返られるようにしておくことで、ムダな確認時間をなくせます。

「サポットさん」でSlackのタスク管理を全自動化する方法

Slack標準機能でのタスク管理についてお伝えしてきましたが、「そもそも手入力するのが面倒だな…。」と感じる方も多いのではないでしょうか。
ここからは全自動タスク管理アプリ「サポットさん」で、タスク管理の作業を全自動化する方法を紹介します。

メンションや絵文字だけでタスクを自動生成

サポットさんを使えば、会話から「いつまでに」「誰が」「何を」するのかを自動で見つけ出し、タスク化してくれます。

自動でタスク化してくれるので、わざわざ自分でタスクを書き出す必要がありません。

期限間近のタスクをAIがフォローアップ

期限が迫ってきたタスクの催促も、サポットさんが自動で行ってくれます。

メンバーに対するタスクの催促は、手間もかかるし管理の負担もかかるものです。
代わりにサポットさんが行ってくれることで、負担なく円滑にチーム運営ができるでしょう。

チャンネルをまたいでタスクを一元管理

サポットさんなら、自分が入っているチャンネルのタスクをポータル画面で一元管理できます。
先に解説したリスト機能だと、チャンネルを横断してのタスク管理はできないため、いちいちチャンネルを切り替える必要があるので面倒です。
サポットさんにはタスクを一元管理できるポータル画面があるため、タスク確認のためにチャンネルを切り替える必要がありません。

タスク全体を俯瞰で確認できるので見やすく、管理がとてもしやすくなります。

※チャンネルの公開範囲に合わせてタスクが見れます。
チャンネル参加者以外は見えないので安心してタスクを管理できます。

Slackでのタスク管理コストを最小化しよう

Slackのタスク管理機能を活用し、管理の抜け漏れや負担を減らす方法について解説しました。

まとめ

・人間の記憶に頼らず、リマインダーなどの通知機能を使い倒す
・チャットと管理を分けないことで、ツールを切り替える無駄な時間をなくす
・スタンプやスレッドを活用し、情報の探しやすさを優先する
・会話の場所と記録の場所を整理し、確認作業を最小限にする
・サポットさんで、チームでのタスク管理をさらに効率化できる！

「ルールを作っても、結局みんな入力してくれない…」
「メンバーに何度も催促するのが疲れる…」

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