業務委託のタスクや進捗を一元管理の方法｜催促せず状況を確認する方法を解説
「委託先にタスクの進捗を聞くのは気が引ける…」
「委託先の状況を知っているのが、担当の社員だけ…」
業務委託先のタスク管理は、チャットに集約・スプレッドシートで管理・ツールへのゲスト招待だと難しくなります。
委託先ごとに連絡手段が違い、社外の人には進捗も聞きづらいからです。
まずは成果物・納期を決め、社員と委託先のタスクを1つの画面にまとめると管理しやすくなるでしょう。
この記事で分かること
・業務委託先とのタスク管理がうまくいかない原因
・委託先と決めること・避けるべきこと
・社外の委託先も含めてタスクを一元管理する方法
Slack連携の全自動タスク管理アプリ「サポットさん」を使えば、チャットの依頼をメンションか絵文字でタスクにし、社外の委託先も含めたチームのタスクを1画面で確認できます。
業務委託先とのタスク管理がうまくいかない原因
業務委託先のタスク管理がうまくいかない原因は、「委託先ごとに連絡手段が違う」「社外の人には進捗を聞きづらい」「委託先の状況を知っている社員が限られるから」です。
自分のチームに当てはまっているか確認していきましょう。
委託先とのやり取りがチャット・メール・口頭に散らばっている
委託先ごとに連絡手段が違うことが多いため、依頼の状況が分からなくなりがちです。
委託先が多くなるとやり取りの手段が増えてバラけていきます。
社内：Slack
A社：メール
Bさん：オンライン会議
たとえば納期変更をメールで伝えても、委託先がチャットの古い情報を見ていれば、古い納期のまま進んでいくでしょう。
連絡手段がバラバラでは、誰が何を進めているかを管理できなくなるのです。
委託先に催促しづらい
委託先は社外の人なので、社員より催促しづらくなりがちです。
社員には気軽に聞けても、委託先だと催促と取られないか気になりますよね。
結果、納期まで進捗を聞けず、前日に遅延の連絡が来ることもあるでしょう。
催促のしづらさがあると、遅延に気づくのは納期の直前になってしまいます。
進捗を委託先の担当社員しか把握していない
委託先の進捗を、委託先の担当社員しか把握していない状態にもなりがちです。
委託先と担当社員がDMやメールでやり取りしていると、ほかのメンバーは状況を確認できません。
たとえば、担当社員が休んだ日に委託先から質問が届いても、現状を誰も知らないため答えられないでしょう。
委託先の状況把握を1人でしていると、チームとして進捗を管理できません。
特定の社員しか状況が分からない属人化の解決方法は、こちらの記事を参考にしてください。
業務委託のタスク管理で大切な2つのこと
業務委託のタスク管理の基準は「成果物」と「納期」になります。
社員と同じ管理方法ではなく、委託先と決めること・避けるべきことを分けて考えましょう。
【決めること】成果物の形・納期・途中確認のタイミング
業務委託先とは、依頼の最初に「何を・いつまでに・途中でいつ見せるか」を決めておきましょう。
業務委託は作業の進め方を委託先に任せる契約なので、管理の基準は成果物と納期が中心になります。
決めておく項目は、次の3つです。
・成果物の形：何を納品してもらうか
・納期：いつまでに納品してもらうか
・途中確認のタイミング：途中段階をいつ見せてもらうか
この3つが決まっていれば、細かく確認しなくてもよくなります。
【避けること】作業時間・作業手順の細かい指定
業務委託先に、始業時刻・作業時間・作業手順を指定するのは避けましょう。
業務委託への評価は成果物と納期で判断されるので、社員と同じように指示すると「偽装請負」にあたるおそれがあります。
次のような指示は、社員への指示と変わりません。
「毎朝9時に作業開始を報告してください」
「勤怠ツールに打刻してください」
タスク管理では「何を・いつまでに」を共有し、「どう進めるか」は委託先に任せましょう。
業務委託先とのタスク管理に使える共有方法
業務委託先とのタスク共有は、費用をかけず始められる方法から試すのがおすすめです。
委託先の負担も少なく、すぐ始められる共有方法を見ていきましょう。
委託先ごとのチャットに依頼を集約
委託先とのやり取りをチャットで行う場合、委託先ごとにチャンネルを1つ作り、そこだけで依頼するようにしましょう。
依頼する場所が1つになれば、メールやDMをさかのぼって探さなくて済みます。
使うチャットは、Slackの共有チャンネルやChatworkのグループなど、委託先とすでにやり取りしているもので十分です。
委託先ごとにチャンネルを分けておくと、そのチャンネルを開けば依頼内容を確認できます。
スプレッドシートで依頼・納期を一覧化
依頼・担当・納期・状況をスプレッドシートにまとめ、委託先にも編集権限を付与しましょう。
委託先が何人いても、全員のタスク状況を1つのシートで確認できます。
委託先自身が書き換えられるので、社員が代わりに転記する必要もありません。
列は、次の4つで十分です。
・依頼内容
・担当
・納期
・状況
スプレッドシートは委託先も慣れているツールなので、操作の説明が不要なのもメリットです。
タスク管理ツールに委託先をゲスト招待
すでにタスク管理ツールを使っているなら、委託先をゲスト招待する方法もあります。
委託先をゲスト招待すれば、社員と委託先のタスクを同じ画面で確認できます。
招待するときは、ゲストの権限を委託先が関わるプロジェクトだけに絞っておきましょう。
ほかの社内プロジェクトや、社員だけで進めるタスクまで見えてしまうのを防げます。
それでも業務委託先のタスク管理が一元化できない理由
紹介してきた方法はどれも始めやすいですが、ずっと続けていくには限界があります。
それぞれの方法が続けにくくなる理由を見ていきましょう。
チャットでは委託先をまたいだ一覧ができない
委託先ごとにチャットのチャンネルを分けると、委託先全体のタスク一覧化ができません。
各チャンネルの新しいメッセージに依頼が埋もれ、古いやり取りは流されてしまいます。
ですので依頼タスクの確認をするには、委託先の各チャンネルを1つずつ開き、未完了の依頼を探すことになります。
会話をさかのぼる途中で、完了したのか分からない依頼も出てくるでしょう。
チャットでやり取りはできても、タスクの一覧は作れません。
スプレッドシートは更新が止まる
スプレッドシートは更新しない限り、古い情報だけになって形骸化します。
委託先にとって報告はチャットで済ませるのが通常で、シートを書き換える作業は後回しになりがちです。
「完了の報告はチャットでしてくれるのに、シートは「作業中」のまま…」
このような状態になると、確認のためにまたチャットをさかのぼる作業が生じるでしょう。
チャットの報告をシートに転記し続けられるかどうかで、この運用が可能か決まります。
タスク管理ツールの入力や更新が続かない問題は、こちらの記事を参考にしてください。
ツールのゲスト招待が委託先の負担になる
委託先の立場で考えると、取引先ごとに異なるタスク管理ツールへ招待されるのは負担です。
その結果、ツール内の通知を委託先が見落とし、社員がチャットで依頼し直すことも起こるでしょう。
こうなると依頼のルートが2つに分かれてしまいます。
ツールに招待しても、委託先がちゃんと使えなければうまく連携できません。
業務委託先も含めたタスク管理を一元化するには？【全自動タスク管理アプリ「サポットさん」】
サポットさんは、Slack連携の全自動タスク管理アプリです。
Slackでやり取りをしているチーム向けで、依頼メッセージのタスク化・期限前後のリマインド・完了確認を自動で行います。
サポットさんを使えば、ここまで見てきた委託先のタスク管理の悩みを解消できます。
社員と委託先のタスクを1画面にまとめる機能を見ていきましょう。
社員・委託先のタスクを1画面で一覧確認
サポットさんでは、ポータル画面で社員と委託先のタスクを、担当・期限ごとに一覧確認できます。
チームの仕事を1画面で見られるので、委託先の担当社員でなくても状況が分かります。
委託先の状況を1人だけ知っている状態から、チーム全員で確認できる状態に変えられるのです。
チャットの依頼をメンション・絵文字でタスク化
サポットさんでは、委託先への依頼メッセージにメンションか絵文字を付けると、AIが担当・期日・依頼内容を抜き出してタスクにします。
依頼がその場でタスクになるため、一覧を別に作る必要はありません。
タスクになるのは、メンションか絵文字を付けたメッセージだけです。
雑談や質問のメッセージがタスクになることはありません。
依頼メッセージをシートなどに転記しなくていいのも、委託先タスクの管理の負担を減らしてくれます。
委託先もチャットの中で自分のタスクを確認
委託先がSlackを使っていれば、新しいツールを使ってもらわなくても、普段のSlackの中で自分のタスクを管理できます。
委託先とは、Slackコネクト（別の会社の人と、Slack内でやり取りできる機能）でつながっておきましょう。
アカウント作成や操作説明が不要なので、お互いに負担になりません。
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業務委託のタスク管理でよくある質問
業務委託先とのタスク管理について、よくある質問にお答えします。
Q. 業務委託のメンバーとタスクや進捗を共有するにはどうすればいい？
全自動タスク管理アプリ「サポットさん」なら、チャットの依頼をメンションか絵文字でタスクにし、社員と委託先のタスクを1画面で確認できます。
Slackコネクトでつながった委託先は、Slackの中で自分のタスクを確認・完了できます。
Q. 業務委託先に進捗報告はどこまで求めていい？
成果物の形・納期・途中確認のタイミングを決め、その範囲で報告してもらうのが基本です。
作業時間や作業手順まで指定すると、雇用に近い関係と見られるおそれがあるので避けましょう。
Q. 委託先が複数いるときはタスクをどうまとめればいい？
依頼するチャットを委託先ごとに決め、担当・納期を一覧に集めましょう。
一覧がまとまっていれば、委託先が何人いても全員の状況を1画面で確認できます。
業務委託のタスク管理は成果物・納期で決める｜進捗は1画面で一元管理
業務委託先のタスク管理のポイントを解説しました。
まとめ
・委託先のタスク管理がうまくいかないのは、連絡手段がバラバラ・進捗を聞きづらい・状況を知る社員が限られる、が原因
・委託先とは成果物の形・納期・途中確認のタイミングを決め、作業時間や作業手順の指定は避ける
・チャットへの集約・スプレッドシート・ゲスト招待は始めやすいが、どこかに人の作業が残る
委託先に進捗を聞く前に、1画面で確認できる状態をつくりませんか？
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