【今日から実践】仕事の属人化ストレスの原因と解消法を解説
「仕事の属人化によるストレスを解消するにはどうすればいい？」
「担当者が休むと仕事が止まってしまうのを解決したい！」
「メンバーへの催促や進捗確認も解決できないかな…」
特定の人に仕事が集中する、属人化のストレスに日々追い詰められていませんか？
この記事を読めば、属人化がストレスになる理由から、すぐ取りかかれる解消の方法がわかります。
属人化のストレスを仕組みで解決してくれるのが、全自動タスク管理アプリ「サポットさん」です。
仕事の属人化がストレスになる4つの理由
「自分だけで仕事をこなすのが難しい…」と感じていても、属人化の原因を特定できている人は少ないものです。
まずは、仕事の属人化によるストレスの原因を把握しましょう。
「自分にしかできない仕事」だから休めない
属人化が進むと、その仕事の担当者が休めなくなります。
その人の代わりがいないため、不在になるとその仕事が止まってしまうからです。
有給を取る前に、他の人が困らないための資料を作り込む
休んだ日に問い合わせの電話が鳴り対応する
このような状態なら、属人化が進んでいるサインと考えられるでしょう。
この積み重ねが、ストレスが溜まるきっかけになります。
責任が集中して精神的プレッシャーが増える
仕事が一人に偏ると、責任もその人だけにのしかかるため、ストレスになります。
ミスが起きたときの影響も、問い合わせ先も、担当者本人に向かうからです。
たとえばシステムにトラブルが起きたら「あの件はあの人に聞けばいい」と、連絡がいつも同じ一人に集中するとします。
そうなると判断も相談相手もないので、たった一人で抱えることになるのです。
逃げ場がない・誰にも任せられない責任感が、メンタルをすり減らしてストレスになっていきます。
繰り返しの仕事に成長性がなく将来が不安
社会人として成長の実感が持てなくないような業務をずっと担当し、ストレスになる場合もあります。
そのような業務だと、新しいことに挑戦する余白がなくなってしまい、面白みもないためです。
「ある作業の担当者になって何年も経つのに、引き継ぐ新人が入ってこない」
「だから別の仕事ができず、ずっと同じ作業を繰り返している」
こんな属人化のケースも多くあります。
先が見えない不安も、ストレスの一つといえるでしょう。
不公平感がチーム内の不満に
仕事量が偏っていると、チームの各メンバーに不満がたまっていきます。
忙しい担当者の仕事量と、周りとの差がはっきり出てきてしまうからです。
負担が集中している本人：「どうして自分ばかり」と不公平感がたまる
周囲のメンバー：「あの人に任せきりで申し訳ない」という居心地の悪さ
負担が集中している当事者・周囲の両者にとって、じわじわとストレスになります。
仕事の属人化に対するストレスの限界サイン
ストレスのサインを早く感知できるかどうかで、対応のしかたが変わります。
ここではストレスの限界のサインを、担当者本人と業務の流れの2つの面から確認していきましょう。
担当者本人に表れるサイン
担当者の言動が変わってきたら、限界が近いサインかもしれません。
仕事のストレスを抱え込みすぎた人は、だんだん相談や情報の共有をしなくなるものです。
質問への返信が遅い
雑談・会話の回数が少ない
状況を聞いても詳しく話さない
こうした兆候を早めに感知できれば、退職という事態になる前に手を打てるでしょう。
業務の流れに表れるサイン
ストレスの危険信号は、人だけでなく仕事の流れにも表れます。
一人に依存した作業は、その人がいないと完全に止まってしまうからです。
担当者が休んだ日、特定の業務が止まる
「◯◯さんがいないと進められない」という状況が増えている
このような仕事の異常は、マネージャーが察知すべき大事なポイントと言えるでしょう。
仕事の属人化のストレス解消ができない理由
属人化の解消が進まないのには、ちゃんとした理由があります。
ここでは、属人化を解消できない3つの理由を掘り下げていきましょう。
標準化する時間がないから
属人化を解消したくても、忙しさで手が回らず放置してしまうことがあります。
目の前の仕事に追われ、誰がやっても同じようにできるよう標準化できない状況は危険です。
「業務マニュアルを作りたいけど、忙しくて先送りにしてしまっている…」
この忙しさを乗り越えるための仕組みづくりが、属人化解消につながるでしょう。
自分でやった方が早いから
「人に教えるより自分でやった方が早い」という考えも、属人化の業務を残してしまいます。
誰かに頼んで説明するより自分で片づける方が、短期的には確かに早く終わるでしょう。
ですがそのときは効率的に見えても、結局その人しかできない仕事が増えてしまいます。
この仕組みに気づいて業務を分担することが、属人化の解消につながるのです。
業務や情報を共有しても評価されないから
業務や情報を共有しても評価につながらない職場環境では、属人化は解消できません。
その理由は、業務を抱え込む人ほど頼られて評価され、共有する人は報われない仕組みになっているからです。
「ノウハウを共有した自分より、情報を囲い込んでいる人の方が『あの人がいないと困る』と重宝される」
これでは、共有しても損だと感じてしまいます。
共有した人がきちんと評価される仕組みが、健全に業務を回せる環境のカギになるでしょう。
仕事の属人化のストレスを解消する5つの方法
ここからは、属人化を解消する具体的なやり方を解説します。
5つの方法を順番に見ていきましょう。
業務を棚卸しして見える化する
まず「誰がどんな仕事を抱えているか」を見える化しましょう。
負担のかたよりが目に見えなければ、改善のしようがないからです。
次の手順で偏りを探すとよいでしょう。
①メンバーごとに、担当している業務をすべて書き出す
②その業務を「その人しかできないか」で印をつける
③印が一人にかたよっている箇所を探す
書き出してみて、はじめてこう気づくことも多いものです。
まずは現状を見える化し、業務のかたよりを発見しましょう。
依頼とタスクを記録に残す
次に、口頭やチャットの依頼を文面で残すようにしましょう。
目に見えず消えていく依頼こそが、業務が蓄積する属人化の温床になるからです。
口頭・DM・メモだけで依頼をしており、記録に残していないことはないでしょうか。
依頼を記録するには、つど手で入力するか、自動で記録してくれるシステムを活用するかになりますが、後者が圧倒的に楽です。
たとえばチャットでの依頼をそのままタスク化してくれるシステムなら、記録漏れをしっかり防げるでしょう。
引き継ぎを最小単位で仕組み化する
標準化するためのマニュアルを作るなら、まずは小さく作って育てていくのがコツです。
最初から完璧を目指すと、次のような状態になってしまうかもしれません。
「ちゃんと作らなきゃ」と気負って手が止まる
完成しないまま、口頭での引き継ぎに戻る
おすすめは、一つの作業ごとに短いメモを残すやり方です。
これならスキマ時間でもムリなく継続できるので、引き継ぎを続けられる仕組みが出来上がります。
仕事の共有が報われる制度に変える
「情報共有することを評価する仕組み」に変えることも大切です。
情報を抱え込んだ人が得をするままでは、いくら呼びかけても共有は進みません。
マニュアルやメモをいくつ残したか
自分の知識を、何回チームに共有したか
後輩や同僚の引き継ぎを助けたか
このように評価設計を見直すことが、業務の情報を分け合う文化を後押ししてくれるはずです。
ツールで進捗と依頼を自動で残す
最後のポイントとして、ここまでの仕組みをツールで支えることです。
記録も催促も人の手だけに頼ると、どうしても続かなくなってしまいます。
最初は丁寧に記録していたのに、忙しくなると書かなくなる
進捗の確認を、毎回やるのがしんどい
依頼や進捗を全員が同じ画面で見られれば、仕組みの活用を長続きさせられます。
マネージャー自身の仕事のストレスも減らす考え方と方法
仕事の属人化によるストレスに悩まされているのは、管理する側も同じです。
ここでは、マネージャーの負担を軽くする考え方を紹介します。
催促と状況把握がマネージャーを消耗させている
マネージャーを消耗させているのは、催促業務と状況把握です。
誰が何をどこまで進めたかを、自分で追いかけ続けなければいけません。
「あの件進んでますか？」と聞いて回る
返事がないメンバーにもう一度催促する
バラバラの進捗を集めて整理し直す
「気づいたら、自分の仕事ができていないまま夕方だ…」
この見えない手間が時間を奪っていきます。
催促と確認の負担を減らすことも、属人化を解消するために大切なことです。
仕組みを活用して「確認しなくても回る状態」をつくる
催促や確認を仕組み・システムに任せると、マネージャーの負担は楽になります。
人が見張らなくても仕事が前に進むからです。
仕組みに任せる状態になれば、マネージャーは催促の役目から抜けられます。
任せられる仕組みを持つことが、ストレスを減らすことにつながるでしょう。
仕事の属人化ストレスを自動化で解消できる「サポットさん」
催促しなくても仕事が回る状態を作れるのが、Slackの依頼を自動でタスク化・リマインドしてくれる「サポットさん」です。
ここでは、属人化のストレスを減らすための機能を見ていきましょう。
Slack依頼をすぐタスク化して管理
サポットさんを導入すると、Slackの依頼メッセージをそのままタスク化できます。
依頼メッセージにサポットさんをメンションするか絵文字で反応するだけで、AIが内容・担当・期限を自動で読み取ってタスクにしてくれるのです。
また、作られたタスクはポータルにも登録され、チームの進捗をまとめて確認が可能です。
誰が・何の仕事を抱えているかが一目でわかる。
これが属人化を防ぐことに大きくつながります。
催促とリマインドをAIで自動化
マネージャーをさらに楽にしてくれる機能が、期限管理とリマインドの自動化です。
タスク化のタイミングで、文脈から期限を自動設定してくれます。
またAIが自動で期限を確認してリマインドを送ってくれるので、対応漏れが防げるのです。
見逃されたメッセージもAIが見つけて担当者に通知してくれ、そのままタスク化できます。
催促をAIに任せ、マネージャーのストレスを軽減させましょう。
仕事の属人化のストレスは仕組みで減らそう
仕事の属人化がなぜストレスになるのか、それをどう解消するのかを解説しました。
まとめ
休めない・責任集中・不公平がストレスの正体
本人の様子と仕事の流れから、限界のサインを早めに拾う
「自分でやった方が早い」という思い込みはNG
業務の棚卸しから始め、依頼を記録に残して見える化する
共有が評価される仕組みとツールで、仕組みとして続けられる形にする
「結局、記録も催促も人力じゃ続かない…」
「自分が確認しなくても、チームが回る状態にしたい！」
このように考えている方は、全自動タスク管理アプリ「サポットさん」を試してください。
Slackの依頼を即タスク化、催促もAIが自動で肩代わりし、属人化のストレスを軽くしてくれます。
