Slackのタスク管理方法を完全解説！チームに定着させるステップと厳選ツール3選

「Slack内でメンバーに依頼したけど、抜け漏れでやってなかった…」 
「タスク管理ツールを導入したけどチームに定着しない…」
 「Slackでタスク管理ってどこまでできるの？」

Slackは便利なツールですが、使い方を工夫しないとタスクの抜け漏れ・催促がいつまでもなくなりません。
この記事では、Slackのタスク管理がうまくいかない原因・Slack標準機能の活用法・チームでのタスク管理の運用設計ステップ・おすすめ外部ツールについて解説します。

「仕組みを作る時間もないし、できるだけ手間をかけずに解決したい」という方には、全自動タスク管理アプリ「サポットさん」がおすすめです。

Slackのタスク管理がうまくいかない4つの理由

Slack内でのタスク管理がうまくいかない原因は、Slackの特性を理解せず使っていることがほとんどです。
まず、Slackでのタスク管理がうまくいかない理由を解説します。

タスクの依頼がチャットに流れてしまう

Slackでのタスクの依頼は、あっという間に他のメッセージに埋もれてしまいます。
Slackはチャットツールですので、他の話題と混ざってしまい情報が分散しやすく、後からさかのぼるのにも手間がかかるからです。

「あの件お願いしていたはずなのに、誰もやっていなかった」

人間の記憶力に頼っている以上、こういった状況は起きてしまいます。
依頼をほったらかしにせず、タスク化して見える状態にすぐできる仕組み作りが大切です。

通知が多すぎてタスクが埋もれる

Slackの通知設定を最初のまま使っていると、タスクに関するメッセージが他の通知に埋もれてしまいます。
多人数でSlackを使っている場合、すべてのメッセージの通知を受け取る設定だと確認しきれなくなり、通知を無視するようになってしまうのです。

• 関連度の低いチャンネルはミュートに設定する

• 重要なプロジェクトチャンネルは、すべての新しいメッセージを通知するよう切り替える

こういった使い分けをするだけで、見落とし防止につながります。
ご自身に合った通知の設定を行いましょう。

担当者・期限が曖昧なまま依頼されている

タスクの依頼経路が口頭・DM・チャンネルと散らばっていると、対応者が不明確だったり、伝え漏れが起こりやすくなったりします。
Slackにはタスク期限を設定する機能がないため、管理ツールがなければ個々の管理に頼るしかないからです。
そのため、「誰かがやるだろう」という意識が生まれやすく、催促や行き違いが発生します。

• 「なるはや」「急ぎ」といった曖昧な期限の表現を避ける

• 口頭での依頼はせず、チャットでいつでも確認できるよう依頼する

• 担当者・期限・タスク内容をセットで明示するよう統一する

こういった工夫が、抜け漏れの防止につながるのです。

管理ツールを入れても運用設計をしていない

「タスク管理ツールを導入したのに、いつの間にか誰も使わなくなってしまった…」

こうした状況は多くのチームで起きています。
導入初期に挫折する原因は、ツールの機能不足ではなく、運用ルールが決まってないことがほとんどです。

• タスクの期限確認のタイミングが決まっていない

• リスト機能にタスク登録するルールが浸透していない

こういったことがよくある失敗パターンです。
ツールを導入するなら、こういったルールもセットで決めておくか、確認を自動で行う機能がツールにあるかをチェックしましょう。

Slackのタスク管理に使える標準機能4選

Slackには、タスク管理に役立つ標準機能が複数備わっています。
ここでは、リマインダー・絵文字リアクション・Canvas・Listsの4つの標準機能を紹介しましょう。

【リマインダー】うっかり忘れを防ぐ最速手段

個人タスクをうっかり忘れてしまうなら、リマインダーは最も手軽に始められる解決策です。
メッセージの右上にある3点アイコンから「後でリマインドする」を選んで時間を設定すれば、そのメッセージに対して直接リマインダーを設定できます。

また、コマンド入力で自分にタスクをリマインドする設定も可能です。

①メッセージ入力欄に「/remind」というコマンドを打ち込む

②コマンドの後に、「誰に」「何を」「いつ」リマインドするかを入力する

③リマインダーの設定完了

気をつけたいのは、リマインダーはあくまで個人用の機能なので、チームでの利用には向いていないことを把握しておきましょう。

【絵文字リアクション】ステータス管理をワンタップで実現

絵文字を活用することでも、タスク進捗を把握できる仕組みが作れます。
「確認済み」「完了」「要相談」などのステータスを絵文字で表せば、意思をすぐに伝えられるためレスポンスも早くなるのです。

Slack導入時に、絵文字の意味と活用の文化をチームに周知しましょう。

【Slack Canvas】チームのタスクリストを一元管理

Canvasはドキュメントを共有できる機能です。
チャンネル内でチーム全員がいつでも参照できる、タスク一覧のようなCanvasを用意しておくと便利になります。

①Canvasを固定したいチャンネル・DMを選び、上部にある「canvasを追加する」をクリックします。

②Canvasのテンプレートが表示されるので、任意のものを選びましょう。
自分で新しいテンプレートを作成することも可能です。

Canvasの注意点は、ドキュメント形式のために編集の手間がかかるため、定期的に内容をメンテナンスするルールが必要なことです。

【Slackリスト】依頼をそのままタスク化

リストは担当者・期限・ステータスをまとめて設定できる、Slack内のタスク管理に特化した機能です。
会話をそのままタスクとして登録できるため、依頼がチャットに流れてしまう問題を解消できます。

①サイドメニューから「ファイル」→「リスト」を選び、「+New」をクリックすると出てくる「テンプレートから開始する」を選択します。

②テンプレートから使いたいリストを選びましょう。

Slackの標準機能の中で、もっともタスク管理に活用できる機能といえるでしょう。

Slackのタスク管理をチームに定着させる運用設計

機能を知っているだけでは、タスク管理はうまくいきません。
大切なのは、チーム全員が同じルールで動ける仕組みを作ることです。
現場ですぐ取り入れられる、運用設計のステップを解説します。

ステップ① タスクの発生ルートを一本化

前述のとおり、タスクの発生ルートが散らばったままだと、チームでのタスク管理は難しいです。
まずは、タスクを投稿する入口を一本化しましょう。
チャンネルの説明を追加し、そのチャンネルの目的やルールを明確にしておけば、メンバーが正しくチャンネルを活用できるようになります。

たとえば、次のようなタスク依頼のチャンネルを設けるといいでしょう。

• #タスク依頼

• #進捗管理

チャンネル名に「#req（他部門からの依頼）」と付け、依頼のチャンネル分けルールをメンバーに共有するような工夫も効果的です。

ステップ② 担当者・期限・優先度をフォーマットで統一

依頼の書き方がバラバラだと、受け取った側に毎回読み解く負担が生じ、難易度が上がってしまいます。
投稿フォーマットをチームで統一し、ダブルブッキングや抜け漏れを減らしましょう。
たとえば、以下のようなテンプレートをコピペで使えるようチャンネルにピン留めしておけば、依頼のしやすさが一気に上がります。

【タスク依頼】
・担当者：@〇〇
・期限：〇月〇日（〇曜日）
・優先度：高 / 中 / 低
・概要：〇〇をお願いします

フォーマットを決めることが、チームで円滑にタスク依頼をするコツです。

ステップ③ 進捗確認を自動化して負担減

「あの件どうなってる？」とメンバーに確認して回るのは、時間の無駄です。
自動で進捗をリマインド・確認してくれる仕組みを作りましょう。
Slack標準機能のワークフローを使えば、毎朝9時に進捗報告を促すメッセージを自動送信する設定もできます。
ただし、あくまで報告を促す仕組みなので、メンバーがフォームに回答しなければ進捗は確認できません。
確実に進捗を把握したいなら、タスクの状態を自動で追跡・リマインドしてくれるタスク管理ツールとSlackを連携させる方法がおすすめです。

Slackの標準機能以外でタスク管理をするツール

Slackの標準機能だけでは、タスク管理に限界を感じる場面もあります。
そこでおすすめなのが、外部タスク管理ツールとSlackを連携させることです。
3つのツールを紹介しますので、どれがチームに合っているか把握しましょう。

【Jira】チーム全体のタスクをプロジェクト単位で管理

最初はJiraですが、複数人が関わるプロジェクトのタスクをしっかり管理したい場合におすすめです。
Jiraには次のような特徴があります。

メリット
Slackと連携させると、タスク登録したり、担当者やステータスを変更したりするたび、リアルタイムでチャンネルに自動通知される

デメリット
タスクを1件ずつ登録しなくてはいけないため、運用定着までのハードルは高め

機能は充実しているので、チーム全員がきちんと使いこなせる環境を整えれば、非常に役立つツールといえるでしょう。

【Notion】タスク管理とナレッジ管理を一元化

タスクだけでなく、議事録・マニュアル・ナレッジも同じ場所で管理したいなら、Notionがおすすめです。
Notionの主なメリットとデメリットを紹介します。

メリット
・タスク管理・議事録・ドキュメントを集約できるので、過去のやり取りや資料を検索しやすくなる
・タスク進捗をNotion側で更新すると自動的にSlackへ通知が飛ぶため、情報の取りこぼしが減る

デメリット
・多機能ゆえに何から始めればいいか分からず、運用の形が見えてくるまで試行錯誤が必要
・メンバー全員がそれぞれ個別に、Slack接続の設定を行わないといけない手間がある

【サポットさん】スタンプだけでタスク化・依頼漏れをゼロに

これまでのSlackの使い方を変えず、依頼の抜け漏れをなくしたい方におすすめなのが、全自動タスク管理ツール「サポットさん」です。Slackの依頼メッセージに、サポットさんをメンションするか絵文字でリアクションするだけで、メッセージ内容をAIが要約してタスクを作成してくれます。
わざわざタスク管理ツールを開き、手入力する必要はありません。

タスク作成の際に期限も設定でき、期限直前・期限切れのタスクには自動でリマインドが飛びます。

また、返信がない依頼・確認待ちのメッセージを自動で一覧化し、未返信リストとして確認できます。
「あの件って返事きてたっけ？」とSlackをさかのぼらなくて大丈夫です。

ポータルサイトでは、チーム全体の依頼・担当タスクを俯瞰で確認できます。

メンションや絵文字であっという間にタスク化ができるので、これまでのSlack運用の形を変えず、抜け漏れなしのタスク管理が可能になるのです。

Slackのタスク管理は仕組み化が成功のカギ

Slackのタスク管理方法を、チームに定着させる方法を解説しました。

まとめ

• タスクはチャット内で放置せず、専用チャンネルへの依頼一本化・投稿フォーマットに統一することが大切

• 標準機能は手軽に使えるが、チーム全体の運用ルールがセットでなければ定着しない

• 進捗確認や催促はワークフローで自動化し、マネージャーの負担を減らす

• 外部ツールとの連携は管理のクオリティを高めるが、導入・運用コストとのバランスを考えて選ぶ必要がある

「運用ルールを決めても、ツールをメンバーが使ってくれない…」
「Slackだけでのタスク管理には限界を感じている…」
「メンバーへの催促をなくしたいけど、自動化が難しそうで踏み出せない…」

そんなチームには、スタンプひとつでタスク管理が完結するSlackアプリ「サポットさん」がおすすめです。