チームのToDo共有で抜け漏れゼロへ！オススメ厳選ツールも紹介

「チームでToDoを共有するにはどうしたらいいんだろう？」
「進捗を催促するのって気が引ける…」
「ToDo共有のツールを入れたいけれど、どれがいいかな？」

たくさんのやり取りを仕事でする中で、チームでのToDo共有を漏れなく行うのは大変ですよね。
この記事を読めば、ToDoの実行漏れが起きてしまう原因、失敗しないToDo共有ツールの選び方がわかります。

「チームでのToDo共有を楽に、確実に管理したい！」という方には、全自動タスク管理アプリ「サポットさん」がオススメです。

チームでToDoを共有しても実行漏れが起こる3つの原因

チームでToDoを共有しているのに、なぜか作業の抜け漏れが起きてしまうことはありませんか。
まずは、ToDoの抜け漏れが起きてしまう原因を把握しましょう。

チャットに依頼が埋もれてしまう

Slackなどチャットツールで依頼された作業が、そのままチャットの流れに埋もれてしまうことはよくあります。
依頼だけでなく相談や雑談も多く混ざるため、自分がやるべき作業を完璧にピックアップするのは難しいでしょう。

「確認スタンプを押して安心してしまい、すっかり忘れていた！」

このようなケースはよくあります。
日常的なやり取りと業務依頼が混ざっている状態では、抜け漏れが生じてしまってもしかたないということです。

管理ツールが現場に定着しない

高機能なToDo管理アプリを導入しても、入力が面倒で使われなくなってしまっては意味がありません。
作業の手を止め、わざわざ別のアプリを開き、細かい項目を入力するという行動自体が、忙しい現場メンバーの負担になってしまうのです。
どれだけ高性能な管理ツールでも、今の仕事の流れになじんでいなければ定着せず、失敗してしまいます。

進捗確認をするリーダーの調整コストと負担

ToDo管理ツールを導入しているにも関わらず、リーダーに確認作業の負担が残ってしまうのも失敗の原因です。
予定が遅れそうな時にリマインドしてくれないツールもあるため、やはり人間の目でチェックし、直接声をかけなくてはいけなくなる場合があります。
そうなると、次のような状況になるのは明白です。

リーダー「確認するまでやってくれない。しつこいと思われてないかも気になるな…」
チームメンバー「監視されているみたいで嫌だな」

「ToDoの締切や抜け漏れ防止のリマインドが自動でくる」という状態にしておくことが、ストレスのない仕事環境を作るカギになります。

失敗しないToDo共有ツールの選び方と必須機能

ToDoの抜け漏れを防ぐためには、自分たちのチームにぴったり合ったツールを選ぶことが大切です。
ここからはToDo共有ツールの選び方と、チームに必要な機能について紹介します。

誰が・何を・いつまでにやるかひと目でわかる機能

チームで使うツールを選ぶ際、みんなの作業状況がパッと見てわかる機能は絶対に必要です。
ただの文字のリストだけでは「誰がToDoをたくさん抱えていそうか」「どこで作業が止まっているか」を直感的につかむのが難しいからです。
次のような機能がついているツールを検討するようにしましょう。

■カンバン
作業が書かれたカードを「未着手」「対応中」「完了」の枠へ動かして整理する

■ガントチャート
スケジュールをグラフやゲージで表す
チームで協力してスムーズに仕事を進めるためには、全員のToDo実行状況が一目でわかる機能が必要なのです。

抜け漏れと期日遅れを防ぐリマインダー機能

ツール選びでもう一つ欠かせないのが、期限を自動で通知してくれるリマインド機能です。
どれだけ気をつけていても、忙しくなるとつい予定を忘れてしまいます。
そこで必要なのが、期限前に自動でお知らせを飛ばしてくれる仕組みです。
事前通知が来るように設定できればうっかりミスを防げるだけでなく、余裕を持って準備に取りかかれます。
作業をやり遂げるためには、ツールのリマインダー機能を使いこなしましょう。

Slackなどチャットツールとの連携機能

ToDo管理ツールが使われるかどうかは、Slackなど普段使っているチャットツールと連携できるかが大きく関係します。
仕事のやり取りが最も多くされるSlack内で、ToDoを登録したり完了ステータスにしたりもできれば、作業が格段に楽になるからです。

• Slackのメッセージ内容を、ToDoとして追加・更新できる

• Slackにリマインド通知がくる

このような仕組みがあれば、ツールを行ったり来たりする手間がなくなります。
できるだけツールを横断せず、一つの環境で管理・共有ができれば、仕事はグンと楽になるのです。

抜け漏れ・未返信を検知する機能

ToDoの抜け漏れ・チャットの未返信を自動で見つけてくれる機能があると、チームの作業がさらにやりやすくなります。
それらの催促をツールがやってくれることで、催促された側もストレスなく巻き返せるのです。

「やばい、急がなきゃ！」
「怒っているかも…」

人から注意されると、このように感じて焦ってしまいます。
しかしツールからの通知であれば、ミスや遅れをストレスを感じずに受け止められるのです。
チームの人間関係のためにも、通知を自動でしてくれる機能は重要と言えます。

チームのToDo共有にオススメのアプリ・ツール4選

チームの人数が増えてくると、誰が・どの作業を・どこまで進めているのかを把握するのが難しくなります。
メンバー全員がToDoを簡単に共有できる、オススメのツールを紹介しましょう。

Google Workspaceユーザー向け「Google ToDo リスト」

GmailやGoogleカレンダーを使っているチームに親しみやすいのが、GoogleのToDoリストツールです。

各Googleサービスと連携できるため、スケジュールとToDoを同時に確認できます。
手軽に始められる一方で、チーム全体の複雑な進行状況を共有するには向いていません。
また手作業でToDoを入力・更新し続けなくてはいけないので、日々の更新をしっかり行うよう注意しましょう。

大規模プロジェクトやガントチャートに強い「Asana（アサナ）」

多くの人数がかかわるプロジェクトの全体像をつかむのに、Asana（アサナ）は頼もしいツールです。
誰がどの作業をいつまでに終わらせるのかを、ガントチャートという横長の棒グラフ画面でパッと理解できます。
しかし次のような注意点があるので把握しておきましょう。

• 便利な機能が多い分、チームで使いこなすまでに時間がかかってしまう

• 予定がズレたときは日付を一つひとつ手作業で直さなければならない

チームの状態に合ったツールを選ぶことがとても大切です。

メンバーとの連携やドキュメント共有に優れた「Notion（ノーション）」

社内のいろんな情報・やるべきToDoをひとまとめに管理したいチームには、「Notion（ノーション）」がいいでしょう。
真っ白なページを自由にカスタマイズできるので、メモ・マニュアル・ToDoの一覧表をつなぎ合わせることも可能です。
「ミーティングの議事録を見ながら、その場で出たToDoをすぐ横のリストに追加したい！」
このような使い方もできます。
ただし自由に形を変えられる分、どんな画面で管理するかを自分たちでゼロから設計する難しさがあります。
導入時に手間はありますが、いろんな場面で使える柔軟さはとても魅力的です。

SlackでのToDo共有をサポットさんで自動化するメリット

タスク管理やToDo共有を自動化したければ、全自動タスク管理アプリ「サポットさん」がオススメです。
手間をかけず、管理共有ができる機能の魅力を解説しましょう。

会話からAIがToDoを自動抽出 → 登録の手間をゼロに

サポットさんを使えば、Slack上のやり取り内容から自動でToDoを抽出してくれます。
ToDo管理で面倒なのは、発生したToDoをツールに登録する作業です。
ですがサポットさんなら、メンションか絵文字ひとつでAIが会話を読み取り、ToDoを自動で作成してくれます。

会話からの自動ToDo抽出は、面倒な作業を無くしてくれる魅力的な機能です。

ポータルで管理 → チームでToDoを共有できる

ポータルサイトでは、チームメンバーでToDoの進捗管理ができます。
Slackにツールを入れていない場合、進捗管理には報告や確認作業が必要になるものです。
ですがポータルを見ればひと目で進捗がわかるので、これらの作業が不要になります！

ステータスの変更も簡単にできるので、管理も非常に楽です。

ボタンひとつで一斉タスク配信 → リマインドの手間が省ける

もしメンバー全員にやってほしい作業がある場合、ボタンひとつで一斉にタスク配信が可能です。
全員に依頼をかけるのは手間も時間もかかりますが、ボタンひとつで実行できればその負担を大きく軽減できます。

メンバーが完了ボタンを押せば、全体の進捗が更新されていくのも魅力です。
省ける手間はできるだけ省いて、集中すべき作業に取りかかれる環境を作りましょう。

チームのToDo共有を定着させよう

チームにおけるToDo共有ツールの選び方を紹介しました。

まとめ

• 普段使うチャットとToDo管理を一つにまとめると、抜け漏れのリスクが軽減

• 面倒な入力作業をしなくてすむ仕組み作りも大切

• 誰が・何を・いつまでにやるか一目でわかるようにする

• リーダーの代わりに、システムが期限をリマインドする機能も必須

• 進捗確認の手間をなくし、仕事に集中できる環境を整える

「新しいツールをみんなが使ってくれるか不安…」
「メンバーへの声かけに気を使いたくない…」

このように悩んでいませんか？
Slackの会話からToDoを自動でピックアップし、リマインドまで任せられる「サポットさん」なら、その悩みを解決できます。
今なら無料トライアルで全機能を体験できるので、試してみてください！