【コピペOK】ChatGPTでタスク管理する方法！便利な機能とプロンプトを紹介
「ChatGPTでタスク管理ってどうやるの？」
「すぐ使えるプロンプトの例が知りたい！」
「チームの進捗まで任せられるのかな…」
自分の仕事を抱えながら、メンバーのタスク進捗まで気にかけるのは大変ですよね。ChatGPTを個人業務で使いこなせるようになると、タスク管理にも広げたくなるものです。
この記事では、ChatGPTのスケジュール機能でできること、そのまま使えるプロンプト、そして個人・チームでの向き不向きまで整理しています。
ChatGPT単体で個人タスクは管理できても、チームメンバーのタスク管理は難しいのが結論です。
ChatGPTだけではできないチームの管理には、ChatGPTと連携できる全自動タスク管理アプリ「サポットさん」を活用してください。
Slackの依頼を絵文字1つで即タスク化
タスクの期限前後にAIが自動でリマインド
ChatGPTから直接タスク登録したり、チームの状況を聞いたりできる
今なら5人まで無料・20日間フル機能を試せるので、一度チェックしてみてください。
ChatGPTのタスク管理でできる3つのこと
タスク管理にChatGPTは役立ちますが、どのように使えばいいのか分からないという方も多いです。
どうすればタスク管理にChatGPTを使えるのか、機能とプロンプトの両面から見ていきましょう。
「スケジュール」機能で定期実行・自動通知できる
ChatGPTには、決めた時刻に自動で動く「スケジュール」という機能があります。
これを使えば、タスク実行リマインドを任せられるでしょう。
設定方法ですが、「スケジュール」を選んで「毎週月曜日12時に週報の提出をリマインドして」というように頼むだけです。
これで指定時刻に通知が届きます。
プッシュ通知や繰り返し設定もできて便利なのですが、有料プラン向けの機能で、同時に動かせる件数には上限があるので注意しましょう。
プロンプトでToDoの整理・細分化ができる
頭の中で考えているだけの仕事も、ChatGPTに投げれば整理したり分解したりできます。
仕事に手をつけられない原因は、その仕事が大きすぎて何から始めるべきか分からないことです。
たとえば「新商品の提案資料をつくりたいから、何をするべきか手順を教えて」とだけ伝えてみましょう。
実行の順番や目安の時間まで一緒に出してもらえば、そのまま今日の予定に落とせます。
まずはざっくりした依頼をして、そこから詳細を一緒に考えてもらいましょう。
情報収集を自動化できる
ニュースなどからの情報収集も、ChatGPTが代わりにやってくれます。
情報収集でつらいのは、内容把握と探す手間です。
自動で情報が届く状態になれば、その負担は消えるでしょう。
「〇〇に関する過去24時間以内のニュースを、毎朝5個送って」
スケジュール機能でこのように指示すれば、毎朝ニュースが届くようになります。
探す手間がないだけで、朝の活動がよりスムーズになるでしょう。
【すぐ使える】ChatGPT用タスク管理プロンプト
いざChatGPTでタスク管理をしようとしても、どう頼めばいいのか迷う方も多いでしょう。
ここでは、コピーしてそのまま貼るだけで試せるプロンプト（AIへの指示文）を紹介します。
タスクを分解する「細分化プロンプト」
大きな仕事を分解するためのプロンプトを1つ持っておきましょう。
頼み方があいまいだと、答えの精度もイマイチです。
そこで、プロンプトに入れるべき5要素（役割・背景・指示・条件・出力形式）を意識してください。
たとえば展示会の出展準備なら、次のような感じです。
# 役割
あなたは、営業チームマネージャーの業務整理を手伝うタスク管理のプロです。# 背景
来月の展示会の出展準備を担当していますが、何から手をつけるか決まっていません。
使える時間は1日1時間、期限は3週間後です。# 指示
この仕事を、私がすぐ着手できる大きさのタスクに分解してください。# 条件
・1タスクは60分以内で終わる大きさにする
・前後関係のある作業は、先にやるべき順に並べる
・専門用語は使わず、動詞で終わる言い方にする# 出力形式
| No | タスク名 | 目安時間 | 着手の期限 |
の表形式で、10件以内にまとめる
上記の中身を書き換えるだけで、どの案件にも使い回せるでしょう。
優先順位をつける「仕分けプロンプト」
やることが増えてきたら、優先順位をつけさせる「仕分けプロンプト」が効果的です。
基準を言葉にして渡せば、ChatGPTはその物差しどおりに仕分けてくれます。
# 役割
あなたは、限られた時間で成果を出すための優先順位づけに詳しいタスク管理のプロです。# 背景
私は営業マネージャーで、今日中に片づけたいToDoが15件あります。
自分の商談準備とメンバーからの相談が混ざり、順番を決められません。# 指示
このToDoを「今日やるもの」「明日以降でいいもの」「手放すもの」の3つに仕分けてください。# 条件
・物差しは「売上への近さ」「期限までの日数」「自分がやる必要があるか」の3つ
・人に任せられるものは、任せる相手の候補も書く
・理由は1件につき30字以内# 出力形式
3グループに分けたうえで
| タスク | 理由 | 目安時間 |
の表で示す# ToDoリスト
（ここに貼り付ける）
優先順位づけの時間が減るので、他のことに時間を使えるようになるでしょう。
定期実行とセットで使う「自動化プロンプト」
定期実行するタスクをスケジュールとして登録しておけば、考えなくても同じ準備が自動でできます。
相性がいいのは、次のような仕事です。
毎週のルーティーンなど、周期が決まっているもの
数字の集計など、手順が変わらないもの
忙しいとき後回しにしてしまうもの
# 役割
あなたは、営業マネージャーの事務作業の抜け漏れを防ぐリマインド担当のアシスタントです。# 背景
私は毎月はじめに、決まった事務作業を抱えています。内容は次のとおりで、毎月変わりません。
・前月の経費精算（5日締切）
・メンバー5名の月報チェック（7日締切）
・取引先への請求書送付依頼（10日締切）
・今月の目標数値をチームへ共有（第1営業日）# 指示
毎月1日の朝9時に、この一覧を締切の早い順に並べて通知してください。# 条件
・締切までの残り日数を、項目ごとに書く
・その日のうちに着手すべきものには「今日やる」と付ける
・一覧にない作業を勝手に足さない# 出力形式
| 締切 | 残り日数 | やること | 今日やるか |
の表形式にして、そのままチェックに使える形で出す
ここで大事なのは、毎回の貼り付けが要らない中身にしておくことです。
入力が必要な仕事を混ぜると、その時点で自動ではなくなってしまいます。
自分の意志に関係なく、決まった作業が回るようにしておくと安心でしょう。
ChatGPTでのタスク管理が向く場面・向かない場面
あらゆるタスク管理の場面で、ChatGPTが使えるわけではありません。
タスク管理における、ChatGPTの得意なことと苦手なことを押さえておきましょう。
個人の作業管理には十分使える
自分ひとりで行うタスクなら、ChatGPTだけで管理できます
個人の仕事なら、判断に必要な材料はすべて自分の頭にそろっているので、それを渡せば整理が可能です。
「木曜までに見積もりを出したいけど、原価がまだ出ていない」
このように打つだけで、優先的に動くべき作業が返ってきます。
考える材料を渡せるからこそ、個人の作業管理では頼りになるでしょう。
チームの依頼・進捗管理には限界がある
一方で、チーム全体のタスク管理となると、使い続けるのが難しくなります。
メンバーの手元で起きている変化は、こちらから聞かないかぎり把握できないからです。
Slackやメールで飛び交う依頼を、ChatGPTが見ているわけではありません。
進捗を映すための作業が新しく増え、かえって手間がかかる可能性もあります。
放置すると属人化と催促のストレスが残る
メンバー一人ひとりに、タスク状況を聞いて回るやり方を続けていると危険です。
マネージャーが常に確認・催促をしなくてはいけないチームになってしまいます。
「あの件って今どうなってる？」
「すみません、まだ手をつけられていなくて…。」
こうしたやり取りだけで時間が削られ、聞かれる側も急かされている気分になり、報告することが億劫になるでしょう。
ChatGPTで決めたタスクは「サポットさん」にそのまま登録できる
ここでChatGPTを手放す必要はありません。
チームのタスクを置く場所さえ用意すれば、ChatGPTで相談して決めたことを、そのままチームの仕事として渡せるようになります。
ここでは、全自動タスク管理アプリ「サポットさん」を使った、ChatGPTと連携したタスク管理方法を紹介しましょう。
チームの依頼を自動でタスク化してポータルで管理
サポットさんを使うと、Slackの依頼メッセージがそのままタスクに変わります。
メッセージにサポットさんの絵文字かメンションをつけるだけで、AIが中身を要約し、担当と期限つきのタスクにしてくれます。
できたタスクはポータルに集まるので、誰が何を抱えているのかも一覧で見えます。
転記する作業がないぶん、抜け漏れが起きる心配もありません。
期限とリマインドを自動化して催促をなくす
タスクの期限もサポットさんが読み込んでくれるので、期限前・期限切れ時にリマインドしてくれます。
見落としていたメッセージも見つけて通知するため、気づかないまま忘れてしまうことがありません。
人の代わりにリマインドしてくれるため、チームの空気も軽くなるでしょう。
ChatGPTで相談して決めたタスクをそのまま登録できる
サポットさんはChatGPTとMCP連携できます。
■MCP連携とは
ChatGPTなどのAIと、外部サービスを安全に連携する機能のことです。
この連携をすると、ChatGPTからカレンダーアプリに直接スケジュール登録をしたり、ChatGPTにドライブ内の資料を直接添付したりできます。
この連携により、ChatGPTで相談しながら決めたタスクは、その場でチームの仕事として登録できます。
担当も期限も付いた状態のまま、まとめて登録されます。
ChatGPTと決めたタスクをコピーして貼り直すことなく、スムーズなタスク登録が可能です。
チームの状況もChatGPTから直接聞ける
サポットさんで登録したタスクの詳細は、ChatGPTに聞くだけで確認できます。
チームの進み具合が1か所にたまっているので、探しに行く必要がありません。
Slackやタスク管理ツールの中を探さなくても、担当者と今の状態が把握できます。
担当者を探して声をかけなくても、現状を確かめられるので便利です。
1on1や月次の振り返りもAIにまとめてもらえる
1on1や月次の振り返りで使う材料も、サポットさんとChatGPTに用意してもらえます。
タスク実行の記録がサポットさんに残っているため、ChatGPTでそれらをまとめられるのです。
記憶とメモだけの振り返りから抜け出し、より充実した話ができるでしょう。
ChatGPTとサポットさんをつないでタスク化と管理をスムーズに
ChatGPTを使ったタスク管理の機能・プロンプト・苦手を乗り越える方法を解説しました。
まとめ
ChatGPTに分解と仕分けをさせて、悩む時間を減らす
毎回の入力が要らない仕事を定期実行に登録し、うっかりを防ぐ
チームのタスク依頼は生まれた瞬間にタスク化して漏れをなくす
進捗の確認と催促は自分でやらず、システムに代わりにやってもらう
「ChatGPTで整理はできたけど、チームのタスク管理ができない！」
「あいかわらず進捗を自分で聞いて回ってる…」
「催促するたびに、少し気まずい思いをしている…」
こんな心当たりがある方は、アクション1つでタスク化・催促までできるサポットさんをお試しください。
ChatGPTから直接タスク登録もできるので、いまの使い方を変えずにタスク管理を自動化できます。
5人まで無料、20日間全機能を試せるトライアル期間もあるので、ぜひ一度お試しください。
