会計事務所のタスク管理を成功させる4ステップ｜自動化の仕組みも解説

「Slackで受けた依頼、すべてタスクリストに転記できているだろうか…」
「繁忙期になると、どのクライアントが未対応かわからなくなる」
「タスク管理ツールを入れたのに、スタッフが使ってくれない…」

複数クライアントの業務を同時に実行する会計事務所では、タスク管理のちょっとしたミスが、申告期限の遅延・対応漏れという問題に直結します。
この記事では、会計事務所のタスク管理が失敗する原因・現場に定着させるための4ステップを解説しています。
また、会計事務所のタスク管理に関する課題を解決できるツールとして、Slack連携のAIタスク管理アプリ「サポットさん」がおすすめです。

会計事務所のタスク管理が成功しない3つの原因

会計事務所でタスク管理がうまくいかないのは、仕組みそのものに問題が潜んでいることがほとんどです。
ここでは、現場でよく見られる3つの失敗原因を解説します。

Excel・口頭・Slackに情報が分散

タスク漏れが起きる最大の原因は、情報がいろんな場所に散らばっていることです。

• 口頭での依頼

• SlackのポストやDM

• Excelで管理している情報

このように複数の場所に情報が存在している状態では、どこを確認すれば把握できるかわからなくなり、情報を探す時間が生じてしまいます。

「Slackで依頼を受けたのに、Excelへの転記を忘れてそのまま期日を超過してしまった。」

このようなことは、会計事務所でよく起こるミスです。
タスク管理の改善は、情報の一元化から始める必要があります。

進捗が担当者に依存していて確認が発生

各タスクの進捗を担当者しか把握できていなければ、確認作業を何度も行うことになってしまいます。
進捗を事務所全体で管理できていないと、マネージャーが正確な判断を下せなかったり、対策が後手に回ったりするため危険です。 
確認のたびに担当者の手も止まり、お互いに集中力が削られていきます。
進捗が見える化されていれば、各メンバーの状況を一目で把握できるため、別の業務にリソースを割けるようになります。 

顧客情報とタスクが紐づいていない

顧客別・案件別でタスクが整理されていないと、優先順位が崩れてしまいます。
繁忙期には多くのクライアントを抱えることもあるので、顧客ごとの期限・要望を正確に把握することが重要です。
それにもかかわらず、タスクと顧客情報が別で管理されていると、どのクライアントの業務なのかが分からなくなることがあり、確認に手間取って業務がストップする可能性があります。 

「月次決算と申告業務が重なっているのに、どのクライアントがまだ未対応かをすぐ確認できない」

このような状況だと手が回らなくなるため、深刻な課題といえるでしょう。
顧客情報とタスクを一緒に管理することが、繁忙期の混乱を防ぐ方法になります。

会計事務所でのタスク管理ツール運用が失敗する理由

すばらしいタスク管理ツールを導入しても、使い続けてもらうとなると壁が生じます。
ここでは、会計事務所でのツール運用が失敗しやすい原因を把握しましょう。

運用ルールを決めていない

タスク管理ツールを導入しても、運用ルールが決まっていなければすぐに使われなくなってしまいます。
運用ルールを決めずに使い始めると、人によって使い方がバラバラになり、進捗状況を正しく把握できなくなるのです。

• 誰が・いつ更新するか

• どの粒度でタスクを登録するか

• ルール見直しはどんな頻度にするのか

こういったルール決めが大切になります。
ツールの定着は、導入時に運用ルールを設定しているかどうかがカギです。

入力の負荷が高い

入力が面倒なツールは更新が後回しにされ、タスク管理が続かなくなります。
業務で忙しいスタッフにとって、タスク登録・更新は「やらなければいけないけれど、今じゃなくていい作業」になりやすいのです。
たとえば入力項目が多すぎるタスク管理ツールだと、書くのが大変で更新をやめてしまう場合も珍しくありません。
入力の大変さを減らす設計や自動化する方法を考え、継続しやすい環境を作りましょう。

会計事務所のタスク管理を成功させる4ステップ

ここでは、会計事務所がタスク管理を成功させるための4つのステップを紹介します。
課題を解消し、スムーズなタスク管理を目指しましょう。

依頼する場所を1つにしてタスク化を自動化

依頼が始まる場所を一ヶ所に統一するだけで、情報分散は解消できます。
すでにSlackなどのツールを使っている事務所では、新しいツールへ完全に置き換えるより定着がスムーズです。

• 依頼はSlackの特定チャンネルに投稿

• ツールを使って自動でタスク化

このようなルールを設けてツールを使えば、転記作業が不要になって抜け漏れが減ります。
連絡コストを変えずにタスク管理を始めることが、定着への最短ルートです。

顧客別・担当者別でタスクを構造化

「どの顧客の・誰が担当のタスクか」を、一目でわかるように管理することも重要です。
同じ業務を複数のクライアント分おこなう場合、

「◯◯社 税務署用書類作成 ●日まで」

というように、クライアントと業務内容を紐づけて管理すれば混在を防げます。

• 顧客名

• 業務種別（月次・申告・相談）

• 担当者

これらでタグ分けしたタスクボードで管理している事務所では、誰が担当するか・どのプロセスまで完了しているかを、リアルタイムで共有・把握できる状態を実現しているのです。
構造化されたタスク管理があれば、優先順位の判断が速くなります。

期日のリマインドを自動化

期日管理は人間の記憶ではなく、仕組みで回しましょう。
複数クライアントの申告期限・月次業務などの締め切りを手動で管理するのは、必ず限界が生じます。
会計事務所では税務手続きの期日が厳格なので、スケジュールが遅れると大きな問題が生じる可能性もあります。
そのため、申告期限の3日前・前日・当日に自動でリマインドが届くツールを導入している事務所では、抜け漏れを防ぐ仕組みが出来上がっています。
自動リマインドで期日管理を仕組み化し、確認の業務をなくしましょう。

会計事務所のタスク管理課題を解決するアプリ「サポットさん」

ここまで解説してきた「情報がバラバラ」「進捗の属人化」「入力の負荷」などの課題は、全自動タスク管理アプリ「サポットさん」で解決が可能です。

会計事務所の業務にフィットする機能を紹介します。

スタンプ・メンションひとつでタスク化→依頼・入力漏れをゼロに

サポットさんはSlackのスタンプかメンションだけで、タスクを自動登録できます。
依頼のタイミングでタスク化までできるので、入力漏れの心配がありません。

依頼の際はサポットさんのメンションをつけるルールを作っておけば、タスクの入力コストをほぼゼロにできるので抜け漏れを防げます。

期日前の自動リマインドで確認業務を軽減

期限前・期限超過のタスクは自動で担当者にリマインドされるので、実行漏れをゼロにすることが可能です。

日々多くのタスクをこなす会計事務所にとって、完了確認の手間がなくなることは、時間的・精神的なコスト削減になります。
進捗のリマインドはサポットさんに任せ、本来やるべき業務に集中しましょう。

全体のタスク進捗を俯瞰で即把握

サポットさんのポータル画面では、全案件の進捗状況を把握できます。
また全体のタスクだけでなく、フィルター機能を使って個人タスクに絞っての確認も可能です。

全体を俯瞰で管理できるので、それぞれが何をするべきかをすぐ確認して実行できます。
全体を俯瞰で管理しつつ、締切切れや未返信など対応が必要なタスクも教えてくれるので、次に何をすべきかをすぐに判断して動けます。

予定とタスクを一画面で確認可能

Slack・Notionのタスクと、Googleカレンダーの当日予定を一画面で確認できます。
これにより、「今日の顧問先への訪問の合間に、どのタスクを進めるか」という優先順位がつけやすくなるのです。

月次決算の予定日と、それに紐づくタスクが同じ画面で把握できると、行うべきタスクの優先度をすぐに判断できます。

会計事務所のタスク管理は仕組みから改善する

会計事務所のタスク管理が失敗する原因と、成功させるための方法を解説しました。

まとめ

• 情報はExcel・Slack・口頭に分散させず、1か所に統一する

• 進捗は担当者の頭の中ではなく、誰もが見える場所で管理する

• タスクは顧客名・業務種別・担当者でタグ付けし、優先順位をすぐ判断できる状態に保つ

• ツール導入後、運用ルールと入力コストの設計が必要

• 期日管理は人の記憶に頼らず、自動リマインドで仕組み化する

「情報が分散していて、どこを見ればいいかわからない…」
「繁忙期になると優先順位が崩れてしまう…」
「ツールを入れたのに結局誰も使わない…」

このような悩みをお持ちの方には、Slackと連携してタスク管理を自動化できる「サポットさん」がおすすめです。