チームのスケジュール管理のポイント6つ｜定着させるコツ・ツールの選び方も解説

「共有カレンダーの予定を、みんな更新してくれない…」
「メンバーのスケジュールを聞いて回らなくても把握できるようにしたい！」

チームのスケジュール管理を続けるためのポイントは、次の2つです。

• 動かせない「予定」と、動かせる「作業」に分けて管理する

• 更新や催促を、記憶ではなく仕組み・ツールに任せる

プロジェクト管理ツールは作業を細かく確認できますが、入力の手間が多いと更新が止まり、形だけのものになってしまいます。

この記事では、チームのスケジュール管理を定着させるコツと、ツールを選ぶ基準・4つのツールタイプを紹介します。
タイプごとの得意・不得意も分かるので、自分のチームに合う組み合わせを選べるはずです。

手入力でのスケジュール管理は限界があります。
チームのスケジュールやタスク漏れを防いでくれるのが、全自動タスク管理アプリ「サポットさん」です。

チームのスケジュール管理は個人の管理と何が違う？

「自分のスケジュール管理は得意」と思っていても、チーム全体となるとうまく回らなくなる場合が増えます。
人数が増えると何が違ってくるのか整理していきましょう。

個人は自分の時間だけ｜チームは他人との噛み合わせ

チームのスケジュール管理は、自分と他人の時間を噛み合わせる作業です。

個人なら、いつ何をするかを自分だけで決めれば済みます。
ですがチームの場合、誰か一人の作業が遅れたら、その遅れは別の担当者の予定にまで連鎖していくのです。

デザインの提出が半日遅れれば、その影響で確認や入稿も丸一日後ろにずれ込む、ということも。
個人のスケジュール管理をチームに当てはめて考えると、どこかで噛み合わなくなるでしょう。

チーム管理で大切な「会議の予定」と「作業の期限」

チームの「予定」と「作業の期限」は、区別して管理すべきです。

性質が違うこの2つを同じようにまとめて管理してしまうと、どちらも抜け漏れが起きやすくなります。

作業をカレンダーに書き込む
→会議などの予定と区別できず、埋もれて管理できなくなる

予定をタスクとして登録する
→通知はされるが、締め切りが分からず管理できなくなる

まずはこの2つを別で管理することが大切だと認識しましょう。

チーム管理で得られる3つの変化

チームでのスケジュールをうまく回せると、良い効果がもたらされます。
特に変化が大きいのは次の3つです。

チームで円滑に仕事を回すために、スケジュール管理は重要なのです。

うまくいっているチームの共通点

スケジュール管理がうまくいっているチームに共通するのは、ツールの性能ではなく「更新を続ける習慣があること」です。

情報が更新されず古くなると、当然ですが誰も見なくなってしまいます。
そして見られなくなった情報はさらに古くなり、管理ができなくなっていくのです。

たとえば朝会の5分だけを使い、その日のスケジュール・タスクだけ直してみるのもいいでしょう。

仕組みそのものよりも、まず更新が続く形になっているかどうかが大切です。

チームのスケジュール管理がうまくいかない5つの原因

チームのスケジュール管理がうまくいかない背景には、共通した原因があることがほとんどです。
ここでは、特につまずきやすい原因を5つ見ていきましょう。

予定は共有されているが作業の期限は共有されていない

カレンダーで予定を共有していても、それだけだと作業の期限までは共有できません。
カレンダーで分かるのはあくまでスケジュールであって、各タスクの期限までは表示されないからです。

• カレンダーでわかるもの：会議や打ち合わせなどの「予定」

• カレンダーだとわからないもの：資料の提出などの「作業の締め切り」

この限界がある限り、各メンバーの作業がいつ終わるか分からず、スケジュール管理ができません。
共有すべきなのは予定や空き時間だけでなく、「いつまでに何を終えるか」という期限なのです。

カレンダーの更新が止まっている

更新が止まったカレンダーを放置しておくと、チーム全体の判断を誤らせます。

カレンダーの予定や詳細が実態とずれると、そこに書かれた予定を誰も信用しなくなるからです。

「この日は予定空いてたはずじゃ…」
「終わった案件の予定が消されずに残っている…」

カレンダーには正確さに加え、更新し続けられる仕組みが求められます。

チャットでの依頼がタスク化されず流れている

チャットツール内での依頼がタスク化されずに流れ、抜け漏れの原因になることが多いです。

Slackなどのチャットツールでは、新しい情報に古い情報がどんどん押し流されていきます。
依頼を受けたその場でタスク化をしないと、抜け漏れは防げません。

「すぐタスク化するように気をつけよう」という意識だけでは、運用は難しいかもしれません。
その場合は、タスク化を手伝ってくれるツールに頼るのも良い手でしょう。

全自動タスク管理アプリ「サポットさん」なら、Slackのメッセージにメンションかスタンプをつけるだけで即タスク化ができます。

手間ほぼ無しでのタスク登録を実現しましょう。

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マネージャーがスケジュールやタスクの確認をしている

スケジュールやタスクをマネージャーが確認して回っているチームほど、管理で失敗しやすくなります。
確認の声かけをしているということは、その情報を正しく管理できていない証拠だからです。

• 朝会で「今どこまで進んでる？」と聞いている

• 気になったときだけ、進捗を確認している

このような状態が続いているようなら、すぐにスケジュールやタスクを管理する仕組みを作った方がいいでしょう。

複数のツールに情報が分散している

同じ情報を管理するツールが3つ以上に増えると、どこに正しい情報があるか分からない状態になります。
それぞれで更新のタイミングがずれるため、転記のたびにどれが最新か分からなくなるからです。

• カレンダー：予定だけを管理

• 表計算シート：作業の期限を管理

• チャット：変更の連絡

このように、ツールごとに何を管理するのかを分け、使い道を決めておきましょう。

チームのスケジュール管理を「予定」と「作業」で分ける考え方

次に大事なのは、「予定」と「作業」をどう区別して管理するかです。
この2つを同じように管理しようとすると、混同してしまい管理が難しくなります。

予定と作業を区別する考え方を整理していきましょう。

動かせない「予定」と動かせる「作業」の把握

予定は動かせないもの、作業は動かせるものと捉え、スケジュールを整理しましょう。

相手がいる以上会議は動かせませんが、作業は自分の裁量で前後させられます。

動かせるものを見分けられると、予定が詰まったときの変更をすぐかけられるのです。

予定と作業を分けたカレンダーの登録方法

動かせない予定と動かせる作業を、一目で見分けられるように分けて登録するといいでしょう。

以下の手順と方法で登録していきます。

1. 会議や外出など「予定」を先に入れる

2. 「作業」は、かかる時間の分だけ枠を取る

3. 色やアイコンで、予定と作業を見分けられるようにする

4. 終業前に、翌日のスケジュールを直す

予定を先に入れてから作業を当てはめると、両立して組み立てやすいでしょう。

予定と作業それぞれの管理ツールを分ける

予定・作業それぞれを管理するツールを分けておくことも大切です。
どちらもカレンダーの機能で管理してしまうと、予定と作業が混ざってしまったり、登録がめんどくさくなったりします。

予定：Googleカレンダー

作業：ToDoリストアプリ

このように分けておけば、上記の色分けと同じように見やすくなります。

それぞれ管理するツールを分けるようにしましょう。

チームのスケジュール管理を定着させる6つのコツ

チームのスケジュール管理のルールを決めても、忙しくなってくると崩れていくものです。
それを防ぐため、ルールをムリなく習慣にする工夫が必要になります。

そのための6つのコツを見ていきましょう。

タスクの粒度を半日で終わる大きさにそろえる

チームのタスクは、半日くらいで終わるToDoに分解すると扱いやすくなります。

やることが大きいタスクのままだと進捗が分かりません。
もし途中で止まっていても、誰も気づけなくなってしまいます。

たとえば「自社サイトの改修」というタスクを、次のToDoのように分解してみるのです。

• 構成案をつくる

• 文章を書く

• 公開の設定をする など

これなら今の進捗がわかりやすくなり、担当者以外の人もすぐ把握できるでしょう。

期限は日付＋時刻で設定する

ToDoの期限は、日付と時刻まで決めましょう。
時刻が抜けていると、同じ締切日でも人によって提出タイミングがずれるかもしれません。

時刻まで書き足す手間を惜しまず、セットで設定するようにしましょう。

更新するタイミングを曜日・時間で固定する

予定・期限を直す曜日と時間を決めてしまいましょう。
やる時間が決まっていないと、忙しい週にはやらずに過ぎてしまいます。
カレンダーに毎週繰り返しでスケジュールを固定し、そこで見直すのもいいかもしれません。
決まった時間に手を動かす習慣をつけるのが定着のカギです。

予定を8割で組んで余白を残す

予定は8割ほどで組み、残りの2割は空けておくよう心がけましょう。
急な依頼や差し戻しがあれば、全ての予定が後ろへずれてしまうものです。

8時間の勤務なら、

• 作業を入れるのは6時間

• 残りの2時間を割り込み用に空けておく

このようにしておけば、その日のうちに調整できるでしょう。
スケジュールが崩れにくい、余裕を持ったスケジュールにしておくことが大切です。

優先順位はチームで基準を統一する

何を先にやるかの判断は、人によって違います。
優先順位の付け方をチームでそろえておくと、何からやるべきか悩む回数も減るでしょう。

締め切りが近く、停滞すると誰かの手が止まる作業が最優先です。同じマスに複数並んだときは、あとから直すと膨らむものから片づけましょう。

週に一度ずれた分だけを見直す

週に1回、全体のスケジュールやタスクの進行がずれた部分を修正し、明日以降に組み直しましょう。
個人のスケジュールやタスクは毎日見直してもいいですが、チーム全体の進行を毎日修正するのは現実的ではありません。

やることは2つだけです。

• 終わったものを消す

• 動いた期限を新しい日付に書き換える

手つかずのまま残っているタスクも、この作業で確認できます。

負担の軽いやり方の方が、ムリなく継続していけるでしょう。

チームのスケジュール管理ツールを選ぶ4つの基準

チームのスケジュール管理を成功させるツールはたくさんあります。
その中で見るべきポイントは、チームでムリなく使い続けられるかどうかです。

候補絞り込むための4つの基準を把握しましょう。

普段使っているツールと連携できるか

新しいツールを１から覚えるより、すでに使っているツールと連携できるもののほうが長続きします。
開く手間がひとつ増えるだけで、更新はあっさり止まってしまうからです。

• チャットツールで依頼されたことを、自動でタスク登録してくれる

• カレンダー上で締め切りをずらすと、タスクの期限も書き換わる

• メールにあった期限を、ボタンひとつでカレンダー登録できる

こういった連携があります。

ツールを選ぶときは機能の数ではなく、いかに慣れるまでが早そうかを逆算しましょう。

入力の手間が軽いか

入力に手間がかかるツールは、次第に使われなくなります。
毎日いくつも発生する予定や作業を、手間をかけて登録するツールは定着しません。

入力の手軽さは、ツールが使い続けられるための必要条件なのです。

期限切れを本人に知らせてくれるか

期限や予定を通知してくれるツールかどうかも確認しましょう。
この仕組みがないと、いつまでも人が催促をしなくてはいけません。

「人との会話の中で、そんなタスクがあったことを思い出した」

「Slackでブックマークしてたけど、見返すのを忘れて期限が切れていた」

期限を教えてくれるツールがないと、こんなことがよく起こります。
ツール選ぶときは、期限の通知があるかどうかまで見ておきましょう。

「サポットさん」は、期限直前・期限切れタスクを自動リマインド。
人の手での催促が一切不要になり、マネージャーの負担を軽減できます。

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無料の範囲の確認｜有料化する分かれ目

無料プランで足りるかどうかは、人数・保存期間・連携数の3つで判断しましょう。
チーム向けのツールは、この3つのいずれかに上限があるのが一般的です。

有料に切り替えるかどうかは、この上限が理由で確認作業が増えたときです。

まず無料で始めて構いません。
ただし検討時点で、上限の内容を公式ページで確かめてください。

タイプ別に見るチームのスケジュール管理ツール

チームのスケジュール管理ツールは、タイプごとの違いを理解できると早く選べます。
タイプごとに得意なことがはっきり分かれているからです。

ここでは4つのタイプと、それぞれの向き・不向きを見ていきましょう。

カレンダー型（Googleカレンダー／Outlook）

カレンダー型は名前のとおり、予定をチームで共有するタイプです。
会社ですでに設定されていることが多く、新しく契約する手間もかかりません。

できること

• メンバーの予定を表示し、お互い空いている時間を探す

• 会議の招待を送り、出欠をツール内で確認できる

• 開始の何分前に知らせるかを決められる

苦手なこと

• 担当・期限がついた作業を、一覧に並べて管理

• 期限を過ぎたタスクを抜き出す

• 現在の進捗の確認

日時が決まったものを共有するだけなら、これで十分に回ります。
ただタスク管理機能はないので、管理には足りない部分が出てくるでしょう。

グループウェア型（サイボウズ Office／desknet's NEO など）

グループウェア型は、予定の共有・社内の事務手続きを1か所にまとめられるタイプです。
会議室や社用車の予約、申請の承認などを同じ画面で管理できます。

できること

• お互いの予定を共有し、空き時間を確認して日程を決める

• 会議室・社用車などの空きを確認して押さえる

• 休暇や経費の申請を回し、いまどこまで承認が進んだかを確認する

• 掲示板や回覧で社内のお知らせを配り、読んだかどうかを確かめる

苦手なこと

• 案件ごとに作業を並べ、担当と期限で管理

• 日々こまかく動く作業予定の調整

• チャットのような速いやりとりで依頼を片づける

社内の手続きを紙や口頭で行っているチームにはまります。
反対に、案件のスピードを上げたい場面では物足りなく感じるでしょう。

プロジェクト管理型（Asana／Backlog／ガントチャート系）

プロジェクト管理型は、担当と期限が決まった作業を、案件ごとに管理するのが得意なタイプです。
数か月かかる仕事でも、どこが遅れているかを一覧で押さえられます。

できること

• 作業ごとに担当者・開始日・期限を設定する

• 大きな作業を小分けし、進捗を確認する

• ガントチャート（横棒で期間を表した表）で全体の流れを俯瞰する

• 納品日やレビュー日から逆算する

苦手なこと

• 思いついた依頼をすぐ登録

• 案件になっていない細かい依頼を管理

工程が決まった案件を複数回すチームには相性がいいでしょう。
ただ入力の負担が大きく、更新が止まると形だけの表になってしまいます。

チャット連携型（Slack／Teams＋連携アプリ）

チャット連携型は、依頼のあったツール内でタスク化まで済ませられるタイプです。
通常はチャット内で依頼されるため、転記作業そのものが不要になります。

できること

• 会話の中で出た依頼を、即タスクとして登録する

• 連携アプリを入れて、カレンダーや他の管理ツールの通知も集める

• 決まった時刻に、担当者へ自動でメッセージを届ける

• 話題ごとにチャンネルを分け、案件の経緯を読み返す

苦手なこと

• 数か月先までの工程を一覧として見渡す

• 会話が流れていくため、登録しなければそのまま埋もれていく

チャットは依頼が届く場所です。
ここでタスク化や管理ができるかどうかが、転記の手間を省けるか・タスクの抜け漏れに関わります。

タイプ別の向き・不向き早見表

紹介した4タイプは、チームによって向き・不向きが分かれます。
自チームに近いものを選びましょう。

予定はカレンダー型・作業はチャット連携型というように、役割で組み合わせるチームも多いです。
費用は改定されるため、検討する時点での公式ページ情報を確認してください。

チームのスケジュール管理で抜け漏れを生まない「サポットさん」

ここまでの内容を実際にチームで回そうとすると、誰かが入力し続けなくてはいけません。
その役目を自動で行うのが、Slackの依頼を即タスク化できる「サポットさん」です。

どんな場面でどう動くのか、順に見ていきましょう。

Slackの依頼をそのままタスクにする

サポットさんを使えば、Slackで送った依頼をすぐタスク登録できます。
方法は依頼メッセージにサポットさんのメンションを付けるか、メッセージにサポットさんのスタンプを押すだけです。

依頼した・された瞬間に登録されるので、転記の手間がありません。
書き写し忘れの事故も防げます。

期限が近いタスクをAIが本人にリマインドする

サポットさんは、期限前・期限切れのタスクを、担当者本人へ自動でリマインドしてくれます。
催促業務をツールに任せられる、ということです。

知らせはSlackに届くため、本人は別アプリを開かず気づけます。

催促を仕組み化できれば、抜け漏れを人の記憶頼りにしなくて済むでしょう。

定期タスク・一斉タスクで決まった依頼を自動で配る

くり返し行うタスクや、全員に同じ作業をしてほしいタスクに使えるのが、定期タスク・一斉タスクです。

定期タスク：毎週・毎月などでくり返す依頼を、その都度頼まなくても自動で作成してくれる機能

一斉タスク：同じ依頼をチーム全員に一度で割り当て、全員が終えるまでリマインドし続けてくれる機能

くり返しタスクの依頼も仕組み化すれば、依頼のタイミングを人が覚えておかなくて良くなります。
一斉タスクで、実行できていない人の確認や催促もなくなるでしょう。

ポータルでチーム全体の進捗を一覧にする

サポットさんのポータルでは、誰が・何のタスクを・どこまで進めているかが、1画面で確認できます。
担当者ごとにタスクが表示され、進捗と期限をまとめて確認することが可能です。

本人に聞いて回らなくても状況がつかめるため、優先順位や分担をすぐ調整でき、判断のための時間が取れるようになります。
把握の場所が1つにまとまっていれば、確認のための会議も短くてすむでしょう。

カレンダーやNotionと連携して二重管理をなくす

サポットさんはGoogleカレンダーやNotionと連携できるため、同じ予定やタスクを2か所に重複して書く必要がなくなります。

Notionやカレンダーに登録した内容がサポットさんのポータルにも反映され、その逆も可能です。

従来のツールをそのまま使えるので、チーム員の抵抗も小さくすむでしょう。

チームのスケジュール管理は、人の手で行うよりツールで仕組み化する方が、ずっと効率的で確実です。

今なら20日間の無料トライアル期間がありますので、ぜひご自身のチームで一度試してください。

チームのスケジュール管理でよくある質問

スケジュール管理ツールの導入を考えるマネージャーから出やすい質問を4つ取り上げました。
気になるものを、自分のチームの状況に当てはめてみてください。

エクセルでのチーム管理は限界がありますか？

エクセルでのチーム管理は、人数と予定の数が増えると限界がきます。
ファイルに同時に書き込めず、最新の更新前に別の人が古い情報を見ている、ということも。

3〜4人で予定を確かめ合う程度ならできるので、更新のずれが目立ってきた時点で切り替えましょう。

メンバーが予定を入れてくれないときはどうする？

メンバーが予定を入れてくれないときは、入力する項目を減らすのが大切です。
項目が多いほど「あとでまとめてやろう」となり、そのまま入力せずに終わります。

まずは件名・担当・期限だけを必須にし、他項目は任意でよいでしょう。

チームのスケジュールを他部署や社外の人とも共有できますか？

他部署や社外の人とも共有できますが、見せる範囲を相手ごとに決めましょう。
たとえばGoogleカレンダーなら、予定の中身は見せず、「空いているかどうか」だけを見せる設定ができます。

無料ツールだけで運用できますか？

運用はできますが、人数と履歴の保存期間がポイントです。
たとえばSlackのフリープランでは、見返せるメッセージとファイルは直近90日分までで、それ以降は閲覧できなくなります。

少人数で始め、過去の経緯をさかのぼれず困る場面が出てきたら、有料プランを考えた方がいいでしょう。

チームのスケジュールは「予定＋作業」で管理

この記事では、チームのスケジュール管理が難しい理由から、続けるための運用のコツ、ツールの選び方を解説しました。

まとめ

• チームのスケジュールは、日時が動かない「予定」と、担当と期限で進める「作業」に分けて管理する

• 作業は半日で終わる大きさに割り、期限を日付と時刻まで決めておく

• 予定表を直す時間は曜日と時刻で固定し、週に一度ずれた分だけを直す

• スケジュール管理ツールは機能の数ではなく、既存ツールとの連携・入力の軽さ・リマインドの仕組みで選ぶ

• 依頼の多くはチャットから始まるため、チャットを起点にタスク化と催促をツールに任せる

それでも、こんな悩みが残るチームも多いでしょう。

「ルールを決めたのに、結局毎週リマインドしている…」
「チャットで頼んだ仕事が、どこまで進んだのか聞かないと分からない！」
「毎月同じ依頼を出すのが面倒で、つい出し忘れてしまう」

こうした悩みには、全自動タスク管理アプリ「サポットさん」が役立ちます。
依頼の投稿にメンションか絵文字を付けるだけで、担当者・期限・依頼がついたタスクとして登録可能です。
期限直前タスクや期限切れタスクは、自動でリマインドされます。

今なら20日間の無料トライアル期間があるので、どれだけ負担が軽くなるか試してみてください。