進捗会議が無駄に感じる理由とは？会議を減らしてもチーム状況が分かる方法
「進捗会議、自分の発表の番以外は黙って座っているだけ…」
「進捗会議の無駄を減らすにはどうすればいい？」
進捗会議が無駄に感じる原因は3つあります。
報告を順番に聞く進行だから
会議での進捗情報がすぐ古くなるから
悪い報告は隠されがちだから
報告の会議を減らすには、会議の代わりにチームのタスク状況が分かる仕組みを用意する必要があります。
この記事で解決できること
進捗会議が無駄に感じる理由を整理できる
減らす会議・残す会議の分け方が分かる
朝会や定例の代わりになる方法が知れる
報告がなくても、チームの状況が分かる条件が分かる
Slack連携の全自動タスク管理アプリ「サポットさん」は、Slackの会話から自動でタスクを作ります。
会議がなくても、チームのタスクと期限を一覧で確認可能です。
進捗会議が無駄に感じる3つの理由
進捗会議が無駄に感じるのは、「報告を全員で聞く進行」に原因があることが多いです。
また、会議で出る進捗の情報は、すぐ実態とずれるという鮮度の問題もあります。
まずは、進捗会議が無駄に感じる理由を整理しましょう。
自分に関係ない報告の時間が長い
順番に報告していく進捗会議では、ほかのメンバーの報告を聞くだけの時間が大半になります。
報告の中身が自分に関係する話は、一部しかないことが多いです。
自分の報告が終わったあとも、次のような全体の話が終わるまで席を立てません。
担当外の案件の報告
自分が関わっていない取引先とのやりとり
ほかのメンバーのタスクの段取り
順番に報告する形のままでは、聞くだけの無駄な時間は減らないでしょう。
会議での進捗がすぐ古くなる
会議での進捗の内容は、翌日などすぐに実態とずれてきます。
案件が進めば状況も変わり、進捗も更新されていくからです。
会議終了後の進捗は、次の会議まで分からないことがほとんどです。
悪い報告は隠されがちになる
遅延や詰まりなどの悪い内容ほど、進捗会議で報告しにくくなります。
全員の前では「遅れています」と言いにくく、良いことを先に話したくなるものです。
「資料作成、もう8割終わっています」と報告を受けても、時間のかかる調査や作業が実は手つかず、ということもあるでしょう。
本当に知りたいはずの「遅れそうなタスク」は、会議では分からないことがよくあります。
それでも進捗会議をやめられない事情
進捗会議が無駄だと感じても、会議をやめられないのには理由があります。
会議には、「チームの状況を知る手段」と「管理していることを伝える場」の役割があるからです。
会議をやめる前に、この2つの事情を整理しましょう。
会議をやめるとチーム状況が見えなくなる
進捗会議をやめられない大きな理由は、チームの状況が分からなくなるからです。
会議以外に、チーム全員のタスクをまとめて知る手段がないチームは多いでしょう。
会議がないと、チームの情報が次のように散らばってしまいます。
タスク依頼→チャットのDMやチャンネル内・メール
担当・期限→それぞれのメモやカレンダー内
進捗→担当者本人だけが把握
会議を減らすには、会議に代わる「状況が分かる環境」が必要、ということです。
会議がないと「任せたのか・放置したのか」区別がつかない
進捗会議は、マネージャーが「メンバーのタスクを管理している」と伝える場でもあります。
進捗確認の場がなくなると、メンバーからすれば、任せられているのか放置されているのかが分からなくなるでしょう。
「この進め方で合ってるのかな…」
「いつ困りごとを相談すればいいんだろう？」
会議なしでも見ていることが伝われば、こういった不安はなくせます。
メンバーに任せたタスクの完了確認の方法は、こちらの記事を参考にしてください。
進捗会議を減らす前に分けておく会議の種類
進捗会議を減らそうとすると、残すべき会議まで減らしてしまうかもしれません。
会議の種類は、進捗を共有する「報告の会議」と、判断や相談をする「決定の会議」に分けられます。
減らす前に、それぞれの違いを確認しましょう。
【報告の会議】集まらなくても成立する
進捗を共有する「報告の会議」は、全員がそろわなくても成立します。
報告は書いて残せますし、報告を受ける側も都合のよいときに読めばよいからです。
報告の会議には、次のようなものがあります。
毎朝の朝会（今日のタスクを1人ずつ話す時間）
週次定例（各自が先週の進捗を報告する時間）
進捗会議を減らすときは、この報告の会議だけを対象にするのがベストです。
【決定の会議】残した方がいい
判断が必要な話・相談したい話が出る「決定の会議」は残しましょう。
メンバーがそろわないと判断や相談ができず、タスクも先に進まないからです。
決める会議では、次のような内容を話すことが多くあります。
予算の使い方
タスクの優先順位
他部署と調整する案件の進め方
担当者では解決できない課題の相談
大事な判断や相談のために、決定の会議だけに絞って残すのがよいでしょう。
朝会や定例の代わりになる3つの方法・その落とし穴
報告の会議を減らすなら、代わりに「報告を残す場所」を決めておきましょう。
方法は3つで、どれも始めやすいですが気をつけるポイントもあります。
それぞれを確認しましょう。
メンバーに共有ドキュメントへ書き込んでもらう
最初の報告を残す方法は、「メンバーに共有ドキュメントへ状況を書き込んでもらう」です。
書くべき項目をそろえておけば、全員の進捗を短時間でチェックできます。
次の項目にそろえましょう。
予定どおりに進んでいるか
詰まっていること
助けてほしいこと
ただし、続けるうちに書き込む人がかたより、空欄のメンバーも出てくるでしょう。
また記入時に更新される仕組みですので、最新情報が確認できるのはそれ以降です。
手軽に始められる一方で、情報の鮮度は定例とほとんど変わりません。
チャットの決まったチャンネルに投稿してもらう
Slackなどツール内の決まったチャンネルへの投稿も、会議の代わりとして使われることがあります。
これまで使ってきたツールなので、新しく覚えることはほとんどありません。
次の内容を投稿すると良いでしょう。
今日やること（例：A社提案資料作成）
困っていること：（例：先方の資料送付待ちで、取りかかれない）
ただし、ほかのチャットに紛れやすく、あとから追うのが大変です。
投稿を忘れるメンバーも出てくるでしょう。
この方法だと、投稿を促す人の手間が残ります。
タスク管理ツールで状態を更新してもらう
タスク管理ツールを使えば、タスクの状態を一覧で見られます。
担当・期限・状態が一つにまとまるので、全員の進捗をまとめて把握できるでしょう。
たとえば「カンバン」という表示では、タスクをカードにして「未着手・進行中・完了」のステータス列に並べます。
メンバーは、進捗に合わせてカードを動かせば更新完了です。
ただし、カードを動かすのをサボると、一覧はどんどん古くなってしまうでしょう。
紹介してきた共有ドキュメント・チャット・タスク管理ツールはどれも、人が書く・更新することが前提です。
この手間がなくならない限り、報告の運用は長続きしません。
タスク管理ツールが定着しない理由は、こちらの記事を参考にしてください。
報告をしなくてもチームの状況が分かるための条件
会議なしでチーム状況を把握するためには、「人が更新しなくてもチームの状況が残る仕組み」が大切です。
チャットでやりとりしているチームなら、次の条件がそろえば報告なしで状況が分かります。
自分のチームで満たせているか確認しましょう。
依頼された瞬間にそのままタスクになる
1つ目の条件は「依頼をすぐタスクにできること」です。
依頼をタスクに転記する場合は、依頼のたびに次の手順が必要になってしまいます。
①チャットで依頼を受ける
②タスク管理ツールを開く
③依頼内容と期限を転記する
積み重なるとかなり面倒なので、別ツールに転記する手間を残すのはおすすめできません。
入力をなくすには、「依頼を受ける場所」と「タスクを記録する場所」を同じにすることが大切です。
担当と期限を書かなくても自動で残る
「誰が・いつまでに」を書かなくても、自動で残ることも大切です。
担当と期限が分かれば、メンバーに聞かなくてもチーム状況の大枠をつかめます。
依頼メッセージから次の2つが読み取られ、自動で登録される状態にしましょう。
担当：メッセージ内で依頼された人
期限：依頼文内の「〇日まで」の日付
自動登録されれば、思い出すためにチャットをさかのぼる必要もありません。
見るのは「期限が近い仕事」と「返事がない依頼」だけ
最後の条件は、気にすべきタスクだけが自動で一覧に出てくることです。
順調なタスクもチェックしていたら、時間がかかってしまいます。
チェックは、次の2つだけで十分です。
期限が近い仕事
返事がない依頼
順調なタスクは、担当者に任せておけば問題ありません。
この2つだけを見れば、会議を開かなくても遅延のピンチに気づけます。
アプリで進捗会議の無駄を減らす【全自動タスク管理アプリ「サポットさん」】
サポットさんは、Slack連携の全自動タスク管理アプリです。
Slackで依頼のやり取りをしているチーム向けで、依頼メッセージのタスク化・期限前後のリマインド・完了確認を自動で行います。
フリープランは3人まで無料、プロは980円〜/人、20日間は全機能を無料で試せます。
報告しなくても、チームの状況が分かる機能を見ていきましょう。
サポットさんとは？Slackの会話からタスクを自動で作るアプリ
サポットさんは、Slackメッセージから自動でタスクを作り、チームのタスクを管理できるアプリです。
依頼メッセージにメンションか絵文字を付けるだけで、AIが内容を要約し、担当と期限つきのタスクにします。
別のツールに転記しなくてよいので、忙しくても続けやすいのが特徴です。
チーム全員の仕事・期限をポータルで一覧確認
サポットさんのポータルサイトでは、チームのタスク・期限を一画面で確認できます。
ポータルは、Slackと自動で同期するWeb画面です。
誰が何のタスクを持っているかや、どのタスクが止まっているかがすぐ分かり、カンバンやプロジェクトごとの表示もできます。
スレッドでのやりとりから、AIが「背景・ゴール・進捗」の3つに要約します。
Slackでのやりとりが自動で反映されるので、進捗の情報がすぐ古くなる問題も解消できます。
タスクにし忘れた依頼もAIが知らせる
サポットさんの「タスクかも」機能は、まだタスクになっていない依頼をAIが見つけて知らせる機能です。
Slackで見落としていた依頼・質問をサポットさんが候補として挙げてくれ、必要であればそのままタスクにできます。
タスクにし忘れた依頼まで拾えるので、抜け漏れも大幅に防げます。
サポットさんは、Slackに追加するだけで使い始められます。
3人まで無料で、20日間は「タスクかも」通知を含むすべての機能を試せます。
進捗会議の無駄をなくすためによくある3つの質問
進捗会議を減らそうとすると、残す会議の扱い・メンバーとの関係について疑問が出てきます。
よく聞かれる3つの質問に答えます。
朝会をなくすと、メンバーと話す機会まで減りませんか？
いいえ、減るのは報告のための会話だけで、相談や雑談の場は別で残せます。
たとえば朝会をやめ、その時間を週1回の小さいミーティングや1on1に使うのもいいでしょう。
どうやって上司やメンバーに「会議をやめたい」と切り出せばいい？
「会議をなくしたい」ではなく、「報告の会議を別の形にしたい」と伝えるのがベストです。
「まず1か月、朝会の報告パートだけ一覧で確認する形に変えてみたいです」
一覧で確認する方法としては、Slack連携の全自動タスク管理アプリ「サポットさん」を使う手があります。
Slackの依頼から自動でタスクを作り、チームのタスクと期限を一覧で表示するアプリです。
1on1や週次の振り返りも無くしていいですか？
いいえ、1on1や週次の振り返りは残すのがいいでしょう。
どちらも進捗を確認する場ではなく、メンバーの育成やチーム改善を話す場だからです。
報告の場から決める場に変えると進捗会議の無駄が減る
進捗会議が無駄に感じる理由と、報告の会議を減らす方法について解説してきました。
まとめ
無駄に感じる理由：全員で報告を聞く形だから・会議での進捗がすぐ古くなるから
会議の分け方：減らすのは「報告の会議」で、「決める会議」は残す
代わりの方法で気をつけること：共有ドキュメント・チャット・タスク管理ツールは、どれも人が書く・更新する前提なので続きにくい
報告をしなくても状況が分かる条件：依頼された瞬間にタスクになる・担当と期限が自動で登録される・期限が近い仕事と返事がない依頼だけを確認できる
全自動タスク管理アプリ「サポットさん」は、Slackに追加するだけ・3人まで無料・20日間フル機能無料。
会議を開かなくても、チームのタスクと期限を一覧で確認できるので、ぜひお試しください。
