複数案件のタスク管理で抜け漏れをゼロに！優先順位のつけ方と仕組み化のコツ
「複数案件でのタスクの優先順位が決められない…」
「Slackでの依頼を見落とさないためにはどうすればいい？」
「タスク全体の進捗確認を効率よく回したい！」
案件が増えるほど、タスクの優先順位付け・抜け漏れ防止はどんどん難しくなりますよね。
この記事では、複数案件における優先順位の決め方・スケジュールの組み方・部署をまたいだ運用ルールを解説します。
なお、複数案件のタスク管理を仕組みで解決したい方には、依頼メッセージからタスクを自動作成してくれるアプリ「サポットさん」がおすすめです。
複数案件のタスク管理が失敗する2つの原因
複数案件を同時に動かすチームにとって、タスク管理ミスは売上や信頼につながる問題です。
複数案件での管理が失敗する原因を知らないままだと、同じ失敗を繰り返すかもしれません。
まず、よく起こる失敗パターンを取り上げ、それぞれがなぜ起きるのかを把握しましょう。
案件をまたいだ優先順位が判断できなくなる
複数案件でタスクの優先順位をつける際、案件ごとにタスクの重要度の基準が異なるため、優先順位がグチャグチャになることがあります。
数値化しにくい基準で優先度を決める場合、判断する人によって順位が変わってしまうからです。
注目度
ユーザーニーズ
クライアントとの関係性
別の案件につながる可能性 など
案件をまたいで同じ基準がないと、強く依頼されたタスクからこなす運用になってしまいます。
複数案件をこなすなら、後で紹介するような共通基準を持つようにしましょう。
同じタスクが複数の場所で重複して管理される
案件が増えると、同じタスクが議事録・ツール・チャットに重複して書かれ、どれが最新か分からなくなることがあります。
案件ごとにタスク管理の場所が異なっており、それらをまとめられる場所がないことが原因です。
Excelの工数表
Notionのリスト
Slackのスレッド
これらにタスクが重複していると、いずれかは古いままということが起きても不思議ではありません。
「タスクは1か所で管理する」というルールがないと、案件が増えるほど管理の手間も増えてしまうのです。
複数案件で優先順位を決める2つの判断軸
複数案件のタスク管理がうまくいかない原因がわかったら、次は優先順位の決め方を把握する必要があります。
複数案件での優先順位を決めるための、2つの判断軸を確認しましょう。
緊急度×重要度を「案件単位」ではなく「タスク単位」で決める
複数の案件で優先順位を決めるコツは、「案件ごとではなく、タスク単位に分解して緊急度・重要度を考えること」です。
なぜなら案件単位で優先度を決めていると、「優先度の低い案件の中にある重要タスク」を見落としてしまうからです。
優先順位をタスク単位で考え、案件をまたいで順番を決められるようにしましょう。
案件ごとの「許容できる遅延の幅」を確認する
あらかじめ案件ごとに、どこまで遅れてもセーフかを確認しておきましょう。
プロジェクト内容・取引先との関係性・人数に余裕があるかなどによって、遅れによる損失が案件ごとに違うからです。
長年お付き合いのある継続契約のクライアント
初めての単発案件
この二つでは、許される遅れ度合いがまったく違います。
「どこまで遅らせても致命的ではない案件か」を先に決め、その後にタスクごとの優先順位を決めましょう。
複数案件でもタスク管理ができる設計3原則
優先順位の付け方がわかっても、スケジュールの組み方が間違っていると、すべての案件が後ろ倒しになっていきます。
ここでは、複数案件を抱えていてもタスク管理に失敗しない設計原則を把握しましょう。
1日のタスク量を「予定の7割」で見積もる
複数の案件を回すなら、1日の予定をびっしり埋めず、7割くらいで組むようにしましょう。
急な依頼ややり取りは必ず割り込んでくるものなので、余裕のないスケジュールは確実に崩れてしまうからです。
1日8時間の中で5～6時間は計画タスクに使う
残りの2～3時間は割り込み対応・確認作業に回す
このような配分が現実的と言えます。
最初からスケジュールに余白があれば、想定外の依頼が来ても余裕をもってこなせるでしょう。
「他のタスク待ち」になる順序を先に洗い出す
複数案件のスケジュールを組む場合、「あの作業が終わらないとこのタスクは始められない」という順番を書き出し、見えるようにします。
なぜなら、他の案件での納品物が必要なタスクだと実行できず、案件ごとに作ったスケジュールは崩れてしまうからです。
「先にやるべき作業」と「後にするべき作業」の関係を書き出し、手戻りや待ち時間をおさえましょう。
遅延を事後ではなく事前に共有する
遅れが発生する前の「あやしいかも」という段階で、関係者に状況を共有するようにしましょう。
遅れたあとに報告しても手段が限られ、計画も一気に崩れてしまうからです。
「予定通りの納期を目指していますが、この理由で遅延のリスクがあります」
「先方都合により、3日後の納期に間に合わない可能性が出てきました」
と早めに共有しておけば、複数案件でもバランスが取れたスケジュールを組みなおせるでしょう。
部署を横断する複数案件でのタスク管理ルール
複数案件のタスク管理は、自分のチームの中だけで完結するとは限りません。
別の部署や社外メンバーと連携することもあるため、タスク管理の難易度も上がります。
ここでは、部署やチームをまたいだ複数案件でも、抜け漏れなくタスク管理するためのルールを把握しましょう。
役割と責任範囲をタスク単位で決める
部署をまたぐ案件では、案件をタスク単位に分解し、タスクごとに責任範囲を割り振るのがカギです。
案件単位で責任範囲を割り振っていると、担当者が案件を兼務したり離脱したりする際、タスクの抜け漏れが生じてしまいます。
×：この案件は営業の田中さん担当
⚪︎：この案件の見積もり作成は田中さん担当
こうしておけば、もし田中さんの異動が決まっても、担当タスクの方法を次の担当者にスムーズに引き継げます。
タスクで役割を決めておけば、抜け漏れの起きにくいチーム運用が可能です。
進捗共有のフォーマット・頻度を全案件で揃える
部署をまたいで複数案件を管理するために、進捗報告のフォーマットと報告頻度を統一しましょう。
案件ごとに報告の形がバラバラだと、マネージャーがそれぞれの内容を読み解くことに時間を取られてしまうからです。
報告フォーマットを統一すれば、管理者はサッと見るだけで各案件の状況を確認できます。
たとえばすべての案件で、
期限
担当者
ステータス
止まっている要因
の4項目を盛り込んだフォーマットを使い、週1回共有するルールにするなどがいいでしょう。
フォーマットと頻度の統一は、複数案件のマネジメント時間を削減するのに役立つのです。
案件を横断して振り返り・共有を行う
部署をまたいで複数案件のPDCAを回す際、1案件ずつではなく、案件をまたいで振り返るようにしましょう。
理由としては、同じような失敗は複数の案件で起きていることもあり、横並びで見ないとその原因が見えてこないからです。
案件ごとより、全体を横断して振り返った方が原因をとらえやすくなります。
「3つの案件で、文面じゃなく口頭で依頼していたから遅延したんだな」
このような共通の失敗を振り返ると、「依頼は必ず文章で残す」などのルールにできるのです。
案件を横断した振り返りは、複数案件の運用ルールを固める手段になります。
外部・他部署のメンバーも同じ場所で管理する
社外の関係者・他部署メンバーと一緒にプロジェクトに取りかかる場合、同じ場所でコミュニケーションや資料管理を行いましょう。
管理する場所が分かれてしまうと、依頼を二重に書く手間・催促のし忘れが発生してしまうからです。
SlackならSlackコネクトを活用し、取引先や別部署のメンバーも同じチャンネル・同じタスク管理に入れる運用ができます。
社内外の壁を作らず1つの場所にまとめ、管理の負担が増えない運用を目指しましょう。
複数案件のタスク管理にベストなアプリ「サポットさん」
ここまでで紹介してきた複数案件のタスク管理方法を、AIが行ってくれるのが「サポットさん」です。
ここでは、全自動タスク管理アプリ「サポットさん」がなぜ複数案件で機能するのかを解説しましょう。
絵文字・メンションだけでSlackの依頼を自動タスク化
Slackのメッセージに、サポットさんの絵文字を押すかメンションをするだけで、AIが内容を読み取って自動でタスク化してくれます。
Slackの中だけでタスク化や管理が完結するので、別ツールに書き写す手間がなくなり、複数案件のタスクが漏れにくくなるのです。
担当者と期限も文脈から設定してくれるので、タスク作成の手間を格段に削減できます。
依頼からタスク化までをゼロにすれば、案件が増えてもタスク登録漏れがない運用ができるでしょう。
自動リマインドで各タスクの実行漏れを防止
サポットさんは、期限前・期限切れのタスクを自動でリマインドしてくれます。
複数案件を抱えていると、1つずつのタスクに催促を送るのは難しいです。
サポットさんなら朝と夕方のタイミングで、SlackのDMに担当タスクが自動配信されます。
さらに、タスクのステータスを「レビュー中」に切り替えると、レビューを頼まれている側にリマインドが届く仕組みです。
レビューする側が忘れていて止まりがちな案件を、しっかり進められます。
催促をサポットさんに任せられるので、マネージャーは複数案件の判断や意思決定に時間を使えるようになるでしょう。
【プロジェクト設定】1タスクを複数案件に紐づけ
サポットさんの「プロジェクト設定」は、1つのタスクに複数のプロジェクトタグを付けて管理できる機能です。
複数案件のタスク管理では、同じタスクを異なる案件で重複して作ってしまい、進捗が合わなくなることがあります。
サポットさんのプロジェクト設定なら、部署をまたぐタスクを1つ作って両方のプロジェクトに紐づけ、プロジェクト間での情報のズレを防げるのです。
1つのタスクが複数のプロジェクトに属する場合に役立つ機能ですので、人の力より確実に管理できるようになります。
ポータルサイトで複数案件のタスク状況を一画面で俯瞰
サポットさんのポータルサイトは、タスクを案件ごとに整理し、全体を一画面でまとめて確認できる管理画面です。
案件ごとの詳細も、案件を横断した全体像もポータルで確認できるので、ツールを行き来する必要がありません。
公開プロジェクトであれば、参加していなくても担当者の割り当てができます。
個別と全体が一画面で確認できるので、状況把握にかける時間を最小限におさえられるでしょう。
複数案件でのタスク管理ツールを選ぶときの3つのポイント
機能の多さや見た目だけでタスク管理ツールを選んでしまうと、現場に合わずに使われなくなってしまうかもしれません。
ここでは、複数案件のタスク管理ツールを選ぶときに確認しておきたい3つのポイントを紹介します。
既存のツールと連携できるか
Slack・Notion・カレンダーなどと連携できる管理ツールかどうかで、複数案件を回す現場に定着するかしないかが決まります。
導入済みの別ツールにわざわざ転記しないといけないようでは、機能が優れていても作業が面倒になり、いずれ使われなくなるでしょう。
Slackでの依頼をそのままタスクとして登録できるか
Slackでのタスク登録をNotionにも反映できるか
カレンダー上のスケジュールも管理できるか
今の仕事の流れのことを変えずに運用できるかどうかが、複数案件のツール選びで最初に確認すべき条件です。
未返信・未対応タスクをリマインドしてくれるか
未返信・未対応のタスクを、自動でリマインドしてくれるかも必ず確認しましょう。
進捗確認や催促の手間は、案件の数に比例して増えていきます。
ですが自動リマインドであれば、案件が増えてもマネージャーの負担は変わらずに済むのです。
サポットさんのように、期限切れのタスク・返信がない依頼を自動検出し、担当者にDMで知らせてくれる機能がいいでしょう。
リマインド業務を自動化できるツールであれば、時間とメンタルの負担を減らしてくれます。
チームの規模・スキルに合うか
機能のすごさ・豊富さよりも、チームの規模や運用スキルにフィットしているかどうかが大事です。
いくら高機能なツールでも運用設計が複雑だと、現場が使いこなせずに終わってしまうからです。
たとえば、5人と50人の組織では、必要な機能も運用負担もまったく違ってくるでしょう。
使い続けられるかどうかを基準にツールを選ぶことが大切です。
複数案件のタスク管理を成功させるカギ
複数案件のタスク管理で失敗する原因と、現場で使える具体的な解決策を解説しました。
まとめ
案件単位ではなく、タスク単位で緊急度・重要度を判断する
案件ごとに「どこまで遅れてもセーフか」を先に決めておく
1日のスケジュールは7割で組み、割り込み対応の余白を残す
進捗共有のフォーマットと頻度を、案件横断で統一する
リマインドを仕組み化して属人化を防ぐ
「タスクをSlackで管理しているけれど、見落としが出てしまう…」
「複数案件のタスクを催促し続けるのはもう限界！」
「案件をまたいだタスクの全体像を管理したい！」
そんなマネージャーの方には、Slackのメッセージから自動でタスクを作り、リマインドまでしてくれる「サポットさん」がおすすめです。
