今日からできるタスク管理の方法6つ｜個人とチーム両方を解説
「タスク管理ってどうやってやればいいの？」
「個人の仕事は回せても、チームのタスク管理までができない！」
「進捗確認や催促に時間を取られて、自分の仕事が進まない…」
自分の仕事もしながらチームも見るプレイングマネージャーにとって、タスク管理は難しいテーマですよね。
この記事では、タスク管理の基本的、個人・チームでの管理方法、つまずきやすい原因、管理手段の選び方を解説します。
「タスク管理の手間を根本からなくしたい」という方には、自動タスク管理アプリの「サポットさん」がおすすめです。
タスク管理とToDo・プロジェクト管理との違い
タスク管理と、ToDo管理・プロジェクト管理は別物です。
これらの認識が混ざってしまうと、何をどう管理すればいいかが曖昧になります。
まずはこの3つの違いを整理し、何をすればいいのかを確認しましょう。
タスク管理の定義と目的
タスク管理とは、「仕事を細かく分けて見える形にし、決めた期限内に担当者が終わらせるための仕組み」を意味します。
仕事を細かく分ける理由は、頭の中だけで全体のイメージを描いているだけだと、抜け漏れや遅れが起きやすくなるからです。
たとえば「資料作成」という仕事も、タスクに分けると次のようになります。
データを集める
構成を作る
本文を書く
レビューを依頼する
これらのタスクそれぞれに期限や担当者を入れた状態が、タスク管理です。
仕事を分解して見える化することと、期限と担当者を決めることをセットで行うのが、タスク管理だと認識しましょう。
ToDo・プロジェクト管理との違い
タスク管理と、ToDo管理・プロジェクト管理では、管理する範囲が異なります。
この違いを取り違えると、誰が・何を・どこまで責任を持つのかが曖昧になり、運用が崩れかねません。
自分が今やっている作業はどの粒度なのかを見極め、必要な管理方法を決めましょう。
個人のタスク管理を回す6つの手順
タスク管理はやったほうがいいと分かっていても、いざ始めようとすると何からすればいいか分からないものです。
ここでは、個人におけるタスク管理の手順を紹介します。
抱えているToDoをすべて書き出す
タスク管理を始めるときは、まず頭の中にあるToDoをすべて書き出し、目で見える状態にしましょう。
記憶だけに頼っていると、忘れたり後回しになったりする可能性があります。
今動いている案件
毎週やる定例の仕事
頼まれて手をつけていないもの
といったように、種類ごとにToDoを分けて、紙やシートに書き出しましょう。
なお、書き出す時間は1日の始まりか終わりに固定すると、習慣として続けやすいです。
書き出すことで、漠然としていたものが目に見えるToDoになり、全体像を把握できます。
行動レベルまで細分化する
持っているToDoを書き出せたら、「30分から数時間で終わるタスク」に分解しましょう。
ToDoのままだとざっくりしており、どこから手をつければいいのか分からず、つい後回しになりやすいです。
次のように分解すると、行動がイメージしやすくなります。
細かく割りすぎると今度は管理が大変になるので、半日で終わるかどうかを目安に調整しましょう。
期限と所要時間を見積もる
細かく分けたタスクは、「いつまでに終わらせるか」と「どのくらい時間がかかりそうか」を必ずセットで決めておきます。
時間の見立てがないまま予定を組むと、「1日にやることを詰め込みすぎて終わらない」という状態になりやすいからです。
チームの1on1：30分
商談メールの返信：20分
週次レポートの作成：1時間半
このように書き足していき、その日の稼働に収まるかを確かめます。
見積もりがズレるのは当然なので、実際にかかった時間と比べて少しずつ精度を上げていきましょう。
優先度を時間管理マトリクスで決める
タスクの優先順位は、「重要かどうか」「急ぎかどうか」の2つの軸で4つに振り分け、重要で急ぎのものから着手するのが基本です。
目についたタスクから手を出していくと、急ぎではないけれど本当は大事な仕事がずっと後ろに置かれてしまうかもしれません。
この4つの分け方を判断基準にすると、忙しいときでも本当に必要な仕事から手をつけられるようになるでしょう。
スケジュールに落とし込む
優先度を決めたら、その順番でカレンダーに作業時間を書き込み、いつやるかをはっきりさせます。
やることが決まっていても実行する時間を確保しなければ、別の仕事に時間を圧迫されてしまうからです。
「午前中の頭がさえている時間は、重要だけど急ぎではない企画の検討にあてよう」
「午後は急ぎの対応にして、夕方は事務処理だな」
このように、時間の塊で予定を区切ります。
さらに、突然の依頼や会議の延長に備えて、1日のうちに30〜60分の空き時間を残しておくといいでしょう。
進捗を振り返り、翌日に持ち越す
1日の終わりには、その日に終わった仕事・終わらなかった仕事を確認し、明日のリストを整える時間を作ります。
振り返らないままで終えてしまうと、やり残しから抜け漏れが生まれてしまうからです。
終業前の10分で、「完了したもの／明日へ持ち越すもの／新しく増えたもの」の3つに分けましょう。
さらに、見積もった時間と実際にかかった時間を見比べると、自分の時間感覚のクセが分かり、管理の精度も上がっていきます。
チームのタスク管理のポイント4つ
チームでのタスク管理は、個人の方法と異なる部分が多いです。
チームのタスクを抜け漏れなく回すためのポイントを把握しましょう。
自分でやる仕事と任せる仕事を分ける
まずは、自分がやる仕事・メンバーに任せる仕事を分けます。
マネージャーが仕事を多く抱え込むと滞ってしまいますし、メンバーが育つ機会も奪ってしまうからです。
マネージャー：最終的な判断や社外との大事なやり取り
メンバー：調査や資料の下書き作成
こういった線引きで判断します。
どこまで任せるかを書き出して共有しておくと、「これは振っていいのか」と迷う時間が減り、お互い動きやすくなるでしょう。
内容と期限を明確にして依頼する
メンバーに仕事を頼むときは、「何を」「いつまでに」「どこまでの粒度で」の3つをセットで伝えます。
頼み方があいまいだと相手の解釈に任せることになり、後から「思っていたものと違う」というズレが出てくるからです。
「明日の朝9時までに、決定事項と担当者だけを箇条書きでまとめてほしい」
こう依頼すれば、メンバーも正確に作業しやすくなります。
依頼内容・期限・ゴールをセットで伝える習慣を身につけましょう。
進捗を確認しなくても見える状態をつくる
マネージャーが進捗を聞かなくても、状況が見える仕組みになっているのが理想です。
たとえば一覧表に「未着手／対応中／完了」というステータスを置き、メンバー自身が切り替えていく形にすると、誰のタスクが今どの状態か一目で分かります。
ですがこの運用を紙やホワイトボードで行うには限界があるため、やはり管理するためのツールを導入するのが理想でしょう。
全体の目的を共有して優先度の判断軸をそろえる
チームのメンバー一人ひとりが、「今やっている仕事は、何のためにやっているのか」を分かっている状態を作ります。
なぜなら、目指すゴールが見えていないと、目の前の仕事を片付けるだけになり、優先の判断も人によってバラバラになるからです。
週次のミーティングの冒頭5分を使い、「今週のゴール」をチーム全員で確かめ合うのもいいでしょう。
目線が揃っていれば、メンバーが自分で次の動きを決めて進められるようになります。
プレイングマネージャーがタスク管理で失敗する3つの原因
自分の仕事もしながらチームも見るプレイングマネージャーは、タスク管理が回らなくなりやすい立場です。
ここでは、その中でも特につまずきやすい3つの原因を見ていきます。
依頼がチャットに流れて忘れられる
チャットツールの中で生まれた仕事の依頼は、放っておくとどんどん流れて忘れられます。
Slackなどは時系列で積み重なっていく作りのため、依頼を別で残しておかなくてはいけません。
たとえば、
朝に「夕方までに見積もりの修正をお願い」と頼まれる
↓
別の問い合わせ対応が続く
↓
その依頼は流れてしまい忘れてしまう
ということが起こります。
チャットツールを使うなら、依頼を残して確認できる仕組みを用意しましょう。
自分とメンバーのタスクを別ツールで管理してしまう
自分とメンバーのタスク管理ツールが分かれてしまい、全体を見渡せなくなることがあります。
管理する場所が分かれていると、自分とメンバーの仕事の優先順位が判断できなくなるのです。
自分のスケジュール：紙の手帳
メンバーの進捗：エクセル
依頼のやり取り：チャット
例えばこのようにバラけてしまうと、毎回それぞれを開かないとタスク全体像が確認できません。
1つの場所にまとめてタスクを見える状態にしないと、どれだけ管理しても抜け漏れは起き続けます。
進捗確認と催促に時間を取られる
進捗確認や催促を繰り返している状態は、聞く側・聞かれる側ともに負担でしかありません。
人力で確認する運用のままだと、マネージャーの稼働が催促で埋まっていってしまいます。
この日々の積み重ねは無視できません。
このような状態になっているなら、催促業務をシステムに任せるのがよいでしょう。
【タイプ別】タスク管理3つの手段
タスク管理の方法は、使う人数や期間によって異なります。
代表的なタスク管理の方法を取り上げ、それぞれの強みと向いている場面を確認しましょう。
ノート・付箋（個人・短期向き）
手書きのノートや付箋は、個人レベルの短期的なタスク管理に向いています。
その日にやることを、頭の中で整理しながら把握できる
ノートが常に手元にあるためすぐに見返せる
というのが理由です。
タスクをノートに書き出し、終わったものから線を引いて消していく、という場面で使いましょう。
当然ですが、他のメンバーと共有できないためチームのタスクには不向きです。
エクセル・スプレッドシート（チーム・小規模向き）
エクセルやスプレッドシートは、項目を自由に決められて、お金をかけずにすぐ始められるのがメリットです。
多くの人が使ったことがあるため、新しい使い方を覚えてもらう手間がほぼありません。
タスク名
担当者
期限
状態
メモ
この5列だけの簡単な表でも、すぐにチームで使えるようになります。
ただし、依頼があるたび書き写す必要があり、更新が追いつかず使われなくなりやすいのも特徴です。
タスク管理ツール（チーム・継続運用向き）
タスク管理ツールは、タスクを自動登録してくれたり、期限前に自動でリマインドが届いたり、進捗を自動で表示してくれたりと、タスク管理の運用を任せられる点が大きなメリットです。
人の手で更新する作業が減るほど、忙しいときでも漏れのないタスク管理ができ、チームに定着しやすくなります。
ただし、依頼が起こる場所とタスク管理の場所が分かれていると、結局書き写す手間が発生し、更新されなくなります。
チームに合ったツールを選び、長く活用される状態を目指しましょう。
Slackの会話からタスク管理を回す「サポットさん」
ここまで紹介した手段には、「依頼が起こる場所とタスク管理の場所が分かれてしまう」という課題がありました。
全自動タスク管理アプリ「サポットさん」は、Slackの中だけでタスク管理を完結させるサービスです。
Slackのメッセージをそのままタスクにする
Slackの依頼のメッセージに、サポットさんの絵文字かメンションをつけるだけで、「何を・誰が・いつまでにやるか」をAIが自動でまとめ、タスク登録してくれます。
これまで「タスク名は…担当者は…期限は…」と入力していた作業が、絵文字ひとつで終わるということです。
依頼が起きた瞬間、その場でタスク化を完了させられます。
期限管理と自動リマインドをAIに任せる
タスクの期限設定とリマインドを、サポットさんが自動でやってくれます。
AIがメッセージから期限を読み取って設定してくれるのです。
そして期限が近づくと、朝・夕方に担当者へDMで自動的にリマインドをしてくれます。
頼んだ依頼者にもお知らせが届くので、お互いに確認しなくてもタスクを実行できるのです。
自分とチーム両方のタスクを1画面で把握する
サポットさんのポータル画面では、「自分の仕事」と「メンバーの仕事」を、画面を切り替えて確認できるようになっています。
まず、自分の仕事を集中して進めたいときには「今日やること」ページを使いましょう。
箇条書きとしてタスクをコピーもできるので、日報やSlackの報告にもそのまま使える設計です。
チームの状況も確認できるので、「誰がどのタスクがどこで止まっているのか」「期限が近いのは誰のものか」というのが一目で分かります。
自分とチームのタスク管理を分けて管理していたときに起こる、全体が見えない問題が解消されるでしょう。
自分とメンバー、両方のタスクを抜け漏れなく回すために
タスク管理の基本、個人・チームでの進め方、3つの管理手段を解説しました。
まとめ
仕事はすべて書き出し、行動レベルまで分解して見える化する
期限と所要時間をセットで決め、優先度に沿ってカレンダーに設定
チームでは「依頼の明確化」と「進捗が見える仕組み」を整える
自分のタスクとメンバーのタスクは、別々ではなく1つの場所に集約
催促や進捗確認は人の手ではなく、仕組みで解決する
「Slackでの依頼が流れて忘れられている…」
「メンバーへの進捗確認で、自分の仕事が進まない！」
「自分の仕事とチームの状況を確認するにはどうすればいい？」
こうした悩みを解消したい方は、Slack上だけでタスク管理ができる「サポットさん」を試してみてください。
