マネジメントツールを選ぶ5つの基準｜使い続けられるコツも解説

「マネジメントツールってどれを選べばいいんだろう？」
「導入しても徐々に使わなくなるんじゃないかな…」

チームの状況や進捗を人力で管理しているなら、マネジメントツールの導入がおすすめです。
しかし数あるツールの中で、何を基準に選べばいいかわかりませんよね。

この記事では次のようなことを整理します。

• マネジメントツールには「タスク管理・情報共有型」「プロジェクト・進捗管理型」「人材・組織型」の3タイプがあり、減らしたい手間から逆算して選ぶ

• 選ぶ基準は、料金の妥当性・今あるツールとの連携・入力工数の軽さ・チーム全体を見れるか・導入の簡単さの5つ

• 他ツールと役割が被ると二重管理が起き、どちらも更新されなくなる

• 使い続けられるかどうかは、入力する時間がいかに少ないかで決まる

自分やチームのタスク管理にお困りの方には、Slack内の依頼を自動でタスク化・登録してくれるアプリ「サポットさん」がおすすめです。

マネジメントツールとは？管理の負担を減らせる理由

メンバーのタスク進捗を聞く作業が続くと、自分の仕事を圧迫してしまいます。
その負担を軽くしてくれるのがマネジメントツールです。
まずは何がどう改善されるのか整理していきましょう。

マネジメントツールの定義と役割

マネジメントツールは、チームのタスクの進捗や情報を集め、見えるようにする道具です。
目的は管理者の確認仕事を減らすことにあります。

• 朝会で一人ずつ「この件の現状どうですか？」と聞いている

• メンバーの進捗をExcelの一覧に書き写している

• 誰に何を頼んだかを、記憶とチャット履歴で確認している

こういった状況は、ツールを活用すると解決できるのです。

なぜ今マネジメントツールが注目されているのか

マネジメントツールへの関心が高まっている背景には、テレワークを導入する企業が増え、ツールを使ってチームを管理する場面が増えた事情があります。

2026年のテレワーク実施率は50.1%で前年より増加。
全員が出社するわけではなく、働く場所がバラバラな状態が定着しました。

ー 総務省「令和7年通信利用動向調査」／2026年5月29日公表

タスクの依頼や確認がしにくかったり、どこでボールが止まっているのか見えにくかったりと、チームのマネジメントが難しくなっています。
その状況を改善するために、マネジメントツールが注目を集めているのです。

マネジメントツールの3つの種類と選ぶ基準

マネジメントツールは種類ごとに、得意分野がまったく違います。
ここでは代表的な3種類と、自社に合うものを見分ける基準を整理しましょう。

プロジェクト・タスク管理型

「プロジェクト・タスク管理型」のツールは、案件の進捗を1画面で確認できるタイプです。

案件が重なると、誰が・何を・いつまでにやるのかを覚え切れません。
期限や担当をまとめて確認できる場所が必要になります。

代表的な見せ方は2つです。

ガントチャート

作業を横棒で表し、開始日と締め切りを時間軸で見る図。
工程の重なりや遅れがひと目で分かります。

カンバン

「未着手／作業中／完了」の列にカードを動かす方式。
今どのタスクがどの段階にあるかの全体像を確認できます。

納期の決まった案件を並行で回すチームなら、この型が良いでしょう。

人材・目標マネジメント型

「人材・目標マネジメント型」は面談や人事評価の記録を残し、メンバーの成長を後押しするタイプです。

チームづくりや育成をする管理職にとっては心強いツールでしょう。

ナレッジ・情報共有型

3つ目は、社内に散らばった知識を1か所に集める「ナレッジ・情報共有型」です。
それぞれが個別で持ちがちな資料をチームで共有できます。

• 手順書・マニュアル：新しく入った人が読んで動けるようになる

• 議事録や決定事項：何を決めたか、なぜそう決めたかの経緯まで残せる

• 商談や問い合わせの記録：同じ質問への答えを使い回せる

チームで情報を共有できていないと感じるなら、この型のツールが効果的でしょう。

自社に合う種類の見極め方

いま何にいちばん時間を取られているかから逆算すると、どのタイプが必要か見えてきます。

多機能なツールを選びがちですが、そのように選ぶほど使われなくなりがちです。
特にITやツールに不慣れなチームほど、シンプルで現状を解決できるツールがいいでしょう。

「期限が近い案件を自分で管理している」→ プロジェクト・タスク管理型
「面談で話したことを思い出せない」→ 人材・目標マネジメント型
「同じ質問に今週だけで3回答えている」→ ナレッジ・情報共有型

どのような課題があるのかを棚卸しし、ツールを選ぶのが大事です。

失敗しないマネジメントツールの選び方チェックポイント

種類が把握できたら、次はツールを比較する番です。
後から後悔しやすいポイントを確認していきましょう。

料金・無料プランで無理なく始められるか

まずは軽い負担で試せる料金体系になっているかです。
いきなり全社分を契約する必要はありません。

チームに合うかどうかは、やはり使ってみないと分かりません。
相性を確かめる前に年間契約を結ぶと、合わなかったときの逃げ道がなくなります。

見るべき点は次の3つです。

①無料プランの有無と上限
無料プランで使い勝手を試せるか確認しましょう。
人数だけでなく、作れるタスク数や保存できる期間にも制限がかかることも多いです。

②トライアル期間
無料プランより上の、全機能を試せる期間があるか確認しましょう。

③課金の単位
「1ユーザーあたり月いくら」「⚪︎人までは月いくら」という形が一般的です。
人が増えたときの総額も把握しておきましょう。

まずは自分と数名で試し、手ごたえがあってから広げていく手順がおすすめです。

既存ツールと二重管理にならないか

すでに使っているツールと導入予定のマネジメントツールで、二重管理にならないかもチェックしましょう。

たとえば、チャットでの依頼をタスク管理ツールに書き写す作業が続けば、書き写し忘れはいずれ必ず起きます。
これでどの情報が正しいのかわからなくなるのが、二重管理の怖いところです。

防ぐには、新しいツールが今のツールとつながるかどうか確かめておきましょう。

• チャット：届いた依頼をその場でタスクにできるか

• カレンダー：タスク期限がカレンダーにも自動で登録されるか

• 情報共有ツール：資料のリンクをタスクに紐づけられるか

ツール同士が連動できれば、タスクの確認場所は1つで済みます。

入力・更新が続く仕組みがあるか

入力・更新を続けられる仕組みかどうかも大事です。

入力が面倒なツールは更新されなくなってしまい、情報が古いままになります。
そこに書いてある内容を信じられなくなり、形骸化するでしょう。

事前に確かめたいポイントは2つです。

①1件入力するのにどれくらい手間がかかるか

②更新のリマインドが人任せではなくツールがしてくれるか

運用が続けやすい仕組みがあってこそ、ツールが組織に根付いていくのです。

チーム全体の状況を俯瞰できるか

チーム全体のタスクを1画面で確認できるかも大事です。

案件ごとに「問題なく進んでいるか」「何が問題なのか」がすぐに判断できる画面かどうかを見ましょう。

確認したいポイント

• 期限切れタスク、動きのない仕事が目立って表示されるか

• まだ誰も手をつけていないタスクが残っていないか

• それぞれの抱えるタスクを並べて確認できるか

これらが1画面に出るツールなら、チームの現状確認はすぐ終わります。

現場に負担なく導入・定着できるか

最後は、現場に負担なく始められるかという点です。

覚えることが多いツールだと、定着前に使われなくなります。
説明会や手引き書を用意するのも手間です。

以下3点で判断しましょう。

• 利用開始前に、管理者側でどれだけ準備が要るか

• すでに使っているツールと連動できるか

• 説明をほとんどしなくても、直感的にすぐ使えそうか

覚えてもらう量が少ないほど定着は早く、使い続けられるでしょう。

目的別で選ぶマネジメントツールのおすすめ

ツール選択の決め手になるのは、機能の多さではなく「いま自分が減らしたい手間はどれか」です。
ここでは課題ごとのおすすめツールを紹介します。

タスク管理・情報共有に強いツール

タスク管理・情報共有ツールで大切なのは、普段使っているツールと連動できるかです。
これまでの操作方法を変える必要がなく、新しく覚えることも少ないため、無理なく使い続けられます。

Slackを使っているチームには、全自動タスク管理アプリ「サポットさん」がおすすめです。
手作業でのタスク管理がなくなり、チーム全体の管理も簡単にできます。

① 絵文字かメンションだけで即タスク化

依頼メッセージにサポットさんの絵文字かメンションするだけで、担当者・期限・依頼内容付きのタスクが登録されます。

② 期限前後のリマインドをAIが代わりに行う

期限前・期限切れタスクがあれば、本人へ自動で通知されます。
人が言うより角が立たず、催促の気まずさもなくなるでしょう。

③ 見逃したメッセージを自動で検知する

反応なく見逃されている依頼があれば、サポットさんが知らせてくれます。
人の注意力に頼った運用をやめ、抜け漏れを防げる機能です。

④ ポータルでチーム全体を見渡せる

担当者・プロジェクト・期限の情報付きで、タスクを並べ替えられるポータル画面があります。
各タスクの状況もAIの要約で分かるので、チーム全体の現状把握が可能です。

チームタスクのマネジメントツールとして、とても役立つ機能が満載です。

今なら全機能を使える20日間トライアルがあるので、タスクマネジメントでお困りの方は一度お試しください。

プロジェクト・進捗管理に強いツール

納期の決まった案件を同時進行するチームには、工程を時間軸で並べられるタイプが向いています。

案件が複数あるときに知りたいのは、どの工程が後ろにずれ込んだか。
ただのタスク一覧では、その遅れが次の工程に及ぼす影響まで読み取れません。

代表的なツール

• Backlog

  課題を1件ずつ立てて進行を管理する国産ツール。
  日本語のサポートが手厚く、初めての導入でも扱いやすいです。

• Trello

  カードを動かす形式のシンプルな作り。
  小さなチームが無料で試すのに向いています。

• Jooto

  カンバンとガントチャートで管理する国産ツール。
  画面が見やすく、初心者でも使いやすいです。

複数案件の管理で困っているチームは、いずれかの無料プランで使ってみましょう。

人材・組織マネジメントに強いツール

メンバー育成・評価に力を入れたいなら、従業員の情報を集めて管理できるツールが候補になります。

これらの記録は、面談メモや過去の評価シートとして担当者の手元に散らばりがちです。
担当者が入れ替わってしまうと、続けてきた管理が途切れてしまいます。

代表的なツール

• タレントパレット

  集めた人材データの分析に強い。

  配置や育成の判断材料をつくりたい場合に向いています。

• SmartHR

  入退社の手続きなどの管理も可能です。

  すでに労務で使っているなら、そのまま人材データにまで機能を広げられます。

• HRMOSタレントマネジメント

  採用から入社後の育成までを一気通貫で追えるツールです。

この領域のツールは、できることが被っていることが多くあります。
「先に解決したいのは評価か、配置か、手続きか」を決めてから見比べましょう。

マネジメントツール選びで迷わないためのまとめ

マネジメントツールの選び方と、使い続ける工夫を解説しました。

まとめ

• 機能の多さではなく、減らしたいものは何かから逆算して決める

• 今ある道具と役割が重ならないかを確かめ、二重管理を防ぐ

• 入力の手間が少ないことも重視するポイント

• 個人だけでなく、チーム全体の状況を確認できるツールならより良い

「選び方は分かったけれど、本当に楽になるか不安…」
「使ってくれるのは最初だけなんじゃないか？」

そんな不安をお持ちの方は、「サポットさん」は20日間無料トライアルをお試しください。
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