Slackのタスクを忘れる原因と対策｜催促ゼロで抜け漏れを防ぐための完全ガイド

「Slackで依頼されたタスクを忘れてしまう…」
「Slackでタスクを依頼された投稿を探すのが面倒！」

Slackが持つ機能やスピード感は魅力的ですが、タスク依頼が流れに埋もれて忘れてしまうのはストレスですよね。
この記事では、Slackでタスクを忘れがちになる原因・標準機能でできる対策・チーム全体で抜け漏れを減らす仕組みづくりまでを解説します。

根本的にタスク忘れを解決したいという方には、Slack連携の全自動タスク管理アプリ「サポットさん」がおすすめです。

Slackでの進捗管理が失敗する3つの原因

「ちゃんとSlackで依頼しているのに、なぜかタスク忘れが起きてしまう…」

その原因は、メンバーの不注意ではなくSlackの設計自体にあることがほとんどです。
まずは、タスク忘れが生じる根本的な原因を3つ解説します。

通知が流れてチャットに依頼が埋もれる

Slackは時系列でメッセージが流れていく仕組みのため、時間経過とともに依頼が見つけにくくなります。
Slackはテーマごとにチャンネルを分けられるツールである一方、雑談や他のやりとりによって大切なメッセージも流れてしまう構造です。

「朝イチの依頼が、午後にはスクロールして探さないといけなくなっている…」

このような状況では、依頼した本人ですらメッセージを探し回る事態になります。
タスクの依頼メッセージは、会話の外側に固定する仕組みを作り、実行のし忘れを防ぎましょう。

タスク化されないまま会話が流れる

Slackでの依頼を意識してすぐタスク化しない限り、会話として流れていって忘れられてしまいます。
Slack単体での管理にはタスク化の工程が必要で、抜け漏れが生じやすいのはこのためです。

会話の流れで「これお願いできる？」と投げかけられた依頼は、「ブックマークしておこう」「リマインダー設定しよう」と能動的に動かなければ実行されません。
タスク化というひと手間が原因となり、タスクを忘れることにつながります。

催促ありきでタスク運用をしている

メンバーに対する進捗確認の催促が、マネージャーの足かせになるケースは多いです。
Slackのリマインダーは個人用の機能ですので、チーム全体の期限管理やステータス把握まではカバーできません。

「先週頼んだあの件、今どうなってる？」
「来週の会議資料の進捗教えて！」

こういったメッセージを毎日送り続け、返信を待っているマネージャーは多くいます。
催促がタスク運用の一部になっていると、タスクの実行は遅れ、マネージャーが集中すべき業務の時間がどんどん削られてしまうのです。

タスク忘れを防ぐSlackの標準機能

Slackには、タスク忘れを減らすための標準機能がいくつかあります。
それぞれに得意・不得意があるため、自分やチームに合った使い方を選ぶことが大切です。

「/remindコマンド」で自分に通知する

タスク忘れを手軽に防ぎたいなら、Slackの /remind コマンドを使ってみましょう。
自分へのリマインドはもちろん、特定の人やチャンネル全体へも設定できます。

①メッセージ入力欄に「/remind」というコマンドを打ち込む

②コマンドの後に、「誰に」「何を」「いつ」リマインドするかを入力する

③リマインダーの設定完了

自分に送る場合：「/remind me 14時にメール返信」
特定の人に送る場合：「/remind @tanaka 明日の10時に資料提出」 
チャンネル全体に送る場合：「/remind #営業部 毎週月曜9時に朝礼」

ただし、リマインダーは自分から設定しなければいけないため、設定すること自体を忘れてしまうと当然機能しません。
自分へのDM代わりに使う感覚で、タスクをその場でメモする習慣と組み合わせて使いましょう。

メッセージをブックマーク・ピン留めする

後で対応が必要なメッセージは、ブックマークかピン留めをして固定しておくのがおすすめです。

ブックマーク

• 自分用のメモのように、メッセージやファイルを保存しておく機能

• 個人的に見返したい情報の保管に使用する

ピン留め

• チャンネル上部にメッセージを固定する機能

• チャンネル内のメンバーに向けた、大切な情報の共有に向いている

たとえば、依頼メッセージをメモとして残すならブックマーク、締切や重要なお知らせをチーム全体に意識させたいならピン留め、という風に使い分けられます。
依頼が増えてくると管理が大変になるため、業務が増えるにつれて限界を感じやすい特徴があることも注意しましょう。

リスト機能でToDo化する

リスト機能を使えば、チャット内の依頼をそのままタスクとして管理できます。
タスクごとに「担当者」「期限日」「完了」などのフィールドが最初から用意されており、ステータスや優先度といった項目も追加でカスタマイズできる機能です。

サイドバーから「ファイル」→「リスト」を選択し、「＋NEW」→「テンプレートから開始する」で、リストのテンプレートを選びましょう。

ただし、Slackのメッセージを手動でリストに転記する手間は避けられません。
依頼のたびにタスク化の作業が必要になるため、件数が増えると運用の負担も増加することを覚えておいてください。

絵文字リアクションでステータスを共有する

依頼メッセージに絵文字でリアクションすることで、「確認済み・未着手・対応中・完了」などの状態をチームに伝えられます。
絵文字リアクションはワンクリックで状況を伝えられるため、余計なメンション通知を増やさず、とても速く意思疎通できるのです。

👀：確認済みです
✅：完了しました

このようなリアクションのルールを決めておけば、意思疎通とともに確認や実行のし忘れ防止にもつながります。
ただし、誰がどのタスクをどこまで進めたかを後から集計・確認する手段はないため、全体の進捗を把握するには別の仕組みが必要です。

チーム全体でのSlackのタスク忘れを防ぐ仕組み

個人で工夫するだけでは、チーム全体のタスク忘れは減りません。
依頼の出し方や進捗管理などの仕組みを作ることが大切です。
ここでは、チーム単位でタスク忘れを防ぐための方法を紹介します。

依頼メッセージの型を統一する

依頼の書き方を揃えるだけで、タスク忘れの防止につながります。
依頼内容がわかりにくいメッセージだと、依頼の要点をはっきりさせるためのやり取りが発生したり、確認が面倒で実行されず流れたりすることもあるからです。

• 担当

• 期限

• 依頼内容

• 完了条件

この4つをテンプレートとして決めておけば、受け取った側は一目でタスクを理解でき、すれ違いを防げます。
一方で、こうしたフォーマットは運用ルールに頼る仕組みなので、メンバーの入れ替わりや繁忙期にはすぐ形骸化してしまうので注意しましょう。

チャンネル内リマインダーで定期通知をする

チャンネル全体への定期通知を設定すれば、催促の回数をぐっと減らせます。
ワークフロー機能を使えば、チャンネルで定期的にメッセージを自動送信できるので、人の力で催促しなくて済むからです。

• 毎週金曜に「週次レポート提出をお願いします」と自動通知をする

• 月末の3営業日前に「経費精算の締切が近づいています」と告知する

• 締切日まであと10日といったカウントダウンのリマインドをする

こういった催促を設定しておくと、チームのタスク忘れ防止につながります。
ただし、最初の設定には手間がかかるうえ、通知が増えすぎると読み流されるようになりがちです。

進捗を全体確認できるポータルを用意する

チーム全員のタスクを一画面で見られるポータルがあると、人力での催促の必要性がグンと下がります。
「誰が」「何を」「いつまでに」やるのかが一画面でわかると、進捗報告が必要でなくなるため、ムダなやり取りや催促を減らせるのです。
Slackの標準機能では、気づいた人が動く構造から抜け出せず、転記・集計・催促という負担が残ります。
ポータルを用いたAI連携などのツールは、タスク忘れにとても役立つでしょう。

Slackのタスク忘れをAIで解決する「サポットさん」

全自動タスク管理アプリ「サポットさん」は、AIがタスク化からリマインドまで自動でこなしてくれる、Slack連携ツールです。
具体的にどんな機能でタスク忘れをなくしてくれるのか、順番に紹介します。

メンション・スタンプひとつでメッセージから自動タスク化

依頼メッセージにメンションするか絵文字リアクションを付けるだけで、AIが自動でタスクを作ってくれます。

AIがメッセージの内容を読み取って要約し、「来週中」「金曜まで」といった曖昧な表現でも期限を設定してくれるのです。
「タスク化されないまま流れてしまう」「依頼をタスクに転記する手間が面倒」といった問題が解消し、タスク忘れを防げます。

見逃しメッセージをAIが自動検知して通知

Slack内で見逃している重要メッセージを自動で見つけ、AIがDMで知らせます。

見逃していたメッセージをAIが検知してまとめてDMしてくれるため、自分で過去メッセージをさかのぼる必要はありません。
さらに、DMされたメッセージにまだ対応できていない依頼がある場合、その配信メッセージから直接タスク作成も可能です。
マネージャーの催促も本人の見逃しもなくなり、タスク忘れが大幅に改善されます。

期日直前・期限切れタスクをリマインド

タスクに登録された期限をAIが自動でチェックし、期日前・期限切れタスクのリマインドを送ってくれます。

朝・夕方の定期リマインドもしてくれるため、日々タスク忘れを防いでくれる仕組みになっているのです。
タスクを忘れていて慌てる前に本人が気づけるので、マネージャーからの催促の必要がなく、あらゆるタスクの期限厳守を実現できます。

決まった業務を定期タスクで自動化

日報や週次会議など繰り返し行う業務は、定期タスク機能で自動化しましょう。
定期タスクを設定すれば、指定のサイクルでタスクを自動作成・リマインドします。

Slack標準のリマインダー機能だと、通知が来ても忙しいと放置されがちです。
サポットさんの定期タスク機能なら、タスク登録と未完了リマインドの繰り返しがセットなので、放置されにくくなります。
メンバーへの催促の繰り返しがなくなり、業務の抜け漏れをゼロに近づけましょう。

ポータル画面でタスク全体の進捗を確認

サポットさんのポータル画面を使えば、各メンバーの依頼や担当タスクをまとめて把握できます。

マネージャーがタスクの進捗を確認したいときも、ポータルがあればSlackで聞いて回る必要はありません。
また、次のような機能もあります。

• GoogleカレンダーやNotionの予定・タスクと連携し、ポータルでまとめて確認

• プロジェクトごとに整理して進捗をまとめて確認・編集

• AIのスレッド要約、未返信・期限切れタスクの見える化

「誰が・何を・いつまでにやるのか」の確認に使っていた調整業務が減り、本来の業務に時間を使えるようになります。

Slackのタスク忘れは仕組みで防ごう

Slackのタスク忘れを防ぐ方法を解説しました。

まとめ

• Slackでの依頼は時系列で流れていくため、会話の外でタスクを固定することが大切

• /remindコマンドやリスト機能など、Slack標準機能を目的に合わせて使い分けるとよい

• 依頼メッセージの型を統一し、担当・期限・完了条件を明記する習慣をつける

• 個人だけでなくチャンネル全体への定期通知で、催促をなくしていく

• チーム全員の進捗を一覧できるポータルを用意し、属人的なリマインドから抜け出す

「ルールを決めても、結局メンバー任せのタスク管理になっている…」
「忙しくなるとタスク化が抜けてしまう！」

こうしたお悩みがあるなら、全自動タスク管理アプリ「サポットさん」が課題を解決します。